1)情報収集
はじめての訪問先であれば、事前にその会社の経営陣や経営方針、主な取引先、事業内容や面会者の肩書きなどについて調べておきます。

2)身だしなみ
身だしなみにも気を配ります。第2章でみだしなみのおさらいをしておきましょう。
また、ライバル会社の製品は身につけないなどの気遣いも必要です。

訪問先のビルに到着したら、入る前にコートやマフラー、手袋などは脱いでおきます。
また、髪の毛の乱れなどを直しましょう。
携帯電話は、電源をきるかマナーモードにするなどの配慮が必要です。

3)商談の資料
商談の流れを考え、また、説明の仕方を考えておきます。
とくに、金額や日数などの数字にかかわる資料は入念にチェックもしておきましょう。
また、自分の担当外にも話が及びそうな場合には、その分野の担当者の同行も検討します。

4)所要時間
待ち合わせ場所への行き方、所要時間などを調べ、10分前には到着できるよう余裕を持って行動します。 早すぎる到着も相手に負担になりますので気をつけましょう。
また、相手の都合に合わせて商談の内容を効率よく伝えられるよう、全体の時間管理も徹底します。

1)待機
受付で、「F社の山田ですが、田中さまとお約束をしています。お取次ぎをお願いします」
と挨拶します。

ソファなどで待つ場合には、姿勢を正して声をかけられるまで待ちます。
「お掛けください」と言われないのに勝手に座ったり、大声でおしゃべりをしたりタバコを吸ったりするのはマナー違反です。
相手の会社の方 と廊下ですれ違ったときには会釈をします。

応接室などへ通され、座る位置を指示されたら「失礼します」 とあいさつして着席します。
席を指示されない場合には、下座にかけます。
コートやかばんは足元や自分の背中と椅子の間に置きます。
勝手にコート掛けなどを使わないように。
相手が来るまで、書類やノートを準備し、すぐに面談を開始できるよう準備しておきます。

2)面談
相手が来られたら、すぐに立ち上がり椅子の外側で迎えます。
「いつもお世話になっております」「お久しぶりです」という挨拶とともに、「本日はお時間をいただきありがとうございます」とお礼を述べます。
手土産をお持ちする場合には、紙袋から包みを出しておき、食べ物であれば「皆様でお召し上がりください」と一言添えて渡します。
「おかけください」とい言われたら「失礼します」と言って着席します。

約束の時間になったらタイミングをみてさっと話を切り上げます。
基本的に訪問した側から切り上げるようにします。

相談したい内容がまだたくさんあり、予定していたより長引いてしまいそうな場合には、「もう少しお時間をいただいてもよろしいでしょうか」とお伺いしてみます。
もし相手のスケジュールの都合がよければ、あらためて終わりの時間を決め、その時間内に話が終わるようにします。

退出の準備ができたら「本日はお忙しいところありがとうございました。」と挨拶します。

コートやマフラーは、玄関を出てから着用します。
応接室から玄関が遠い場合には、「こちらで結構です」と、エレベータの前などであいさつします。
車から挨拶する場合には、窓を開けて挨拶します。
受付の人にも会釈やお礼のあいさつをしましょう。

会社に戻ってから、訪問のお礼のメールを一筆入れておきます。
「本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。」などとお礼をします。
商談のまとめや確認事項などがあれば記載しておくとよいでしょう。