そもそも、「正しく伝わる」とはどういうことか

私はエディトリアル・コンサルタントとして、多くの方の文章に関する悩みを伺ってきました。本連載では、その経験をもとに「正しく伝わる文章」の書き方をお伝えしていきたいと思っています。そもそも「正しく伝わる」とはどういう状況を指すのか、明確に意識できている人は意外と少ないのではないでしょうか。
文章はコミュニケーションの道具ですから、まずはコミュニケーションとは何かを定義してみましょう。人によって様々な定義があり得るでしょうが、「思考と感情をセットにした情報を、言語や記号を用いて、視覚あるいは聴覚を介し、互いにやり取りすること」というのが私なりの定義です。（図1）。

図1：コミュニケーションの定義
コミュニケーションの目的を考えたとき、情報の伝達には「伝える」と「伝わる」という2つの段階があると考えています。まず「伝える」とは、こちらの発した情報が、そのままの形で相手に受け取られること。（図2）
「伝わる」とは、そこからさらに一歩進んで、こちらの発した意図を、相手がしっかりと受け止め、具体的な行動を促すこと。つまり、情報に込められた「こうしてほしい」という意図が相手に理解・納得され、望ましい行動へとつながって、初めて「正しく伝わった」と言えるでしょう。
これをビジネス現場に当てはめれば、上司の決裁を得るための報告書や、取引先からの契約を獲得するための提案書、集客するための案内文など、いずれも読み手に内容が理解され、目的達成まで導けてこそ、「正しく伝わる文章」と言えます。

図2：正しく「伝える」コミュニケーション,図3：正しく「伝わる」コミュニケーション

「伝わる文章」を書くための条件を知ろう

「正しく伝わる文章」とは何かを知ることで、前回、強調した「読み手をイメージすること」の重要性が理解いただけたと思います。
常に読み手を意識する「編集者の視点」から、伝わる文章について考えていくと、そこには一定の条件があると考えられます。それは、以下に掲げる5つの要素を、読み手と揃えて書かれていることです。
伝わる文章になるための5つの条件を列挙すると、以下のようになります。

1．読み手と視点（横軸）が合っている
2．読み手の求める抽象度（縦軸）と合っている
3．読み手の語彙に合わせた言葉を使っている
4．読み手の業界の専門用語を使っている
5．読み手の経験値と合っている

　まず、視点と抽象度の両軸から、読み手とコミュニケーションの焦点を揃えることで、文章がぐっと伝わりやすくなります。「視点」を合わせるには、相手の関心が結果なのかプロセスなのか、現在なのか未来なのか、など興味のポイントを理解すること。「抽象度」を合わせるには、相手がどのレベルまで具体性、詳細性を求めているかを理解することがカギとなります。
　次に、読み手の語彙や、普段から使っている専門用語などを踏まえて、それらを用いた文章を作成すること。これによって文章の理解度が高まります。逆に言えば、相手の知らない言葉や、相手の属さない業界の用語などは、できるだけ使用しないことが望まれます。
　最後に、読み手の経験値に沿った比喩や例を用いることで、文章に対する共感度が高まり、具体的な行動を促しやすくなります。

「編集執筆力」を構成する3つのスキルとは？

ここまで「正しく伝わる文章」のイメージと、そのために前提となる5つの要素のイメージについて説明してきました。ここからは、いかに実践するかを見ていきましょう。
前回、読み手の立場で考え、伝わる文章を書く力を「編集執筆力」と呼び、「文章基礎力」「文章表現力」「文章構成力」という3つのスキルから構成されることを説明しました。これらスキルについて、もう少し詳しく見ていきましょう。
まず文章基礎力とは、文字通り正しい文章を書くための基礎となるもの。「てにをは」をはじめ、文体や用字・用語など、ルールに則した文章を書くためのスキルで、個々の文単位で考えていきます。
次に文章表現力とは、読み手に意味・意図が伝わりやすい表現や、読み手の共感を得るための表現を練り上げる力。具体的には、より適切な言葉の選び方や、つなぎ方などのスキルで、単語、文、段落といった単位ごとに考えていきます。
最後の文章構成力とは、タイトルや小見出しなども含め、文章全体の構成を問うものです。とくに文章構成力が、自分の伝えたいことが誤解されずに伝わるかを左右します。文章構成力を支えるのは論理的思考力です。長い文章になるほど論理性が問われます。
これら3つスキルを磨き、編集執筆力を高めることが、伝わる文章を書くための早道です。拙著『才能に頼らない文章術』では、そのための具体的なノウハウを体系化し、31項目からなる「編集の文法」としてチェックシートにまとめました。次回は、その中から重要なものをピックアップし、例文を交えながら紹介していきます。