メール本文自動作成ツールによる工数削減を目的とした取組み

信越支部オリオンシステム株式会社

私の担当業務である、お客様向けクラウド運用サービスでは、毎日多くのメールを送受信する。お客様からのトラブルのお問い合わせやシステム障害に 関する自動通報メール等、メールの内容は様々である。お問い合わせやイベント通知の内容によっては、お客様の業務にも影響がでてしまう重大トラブルの可能性がある。その為、常に迅速な事象の切り分け、 お客様へのメールを含めた調査報告を実施する必要がある。しかしながら、多数のイベント通知を対応する関係上、報告用のメール作成に費やす時間は1 日の業務時間の中でもかなりの割合を占めている。 そこで私は、発生頻度が高い事象のメール本文自動作成ツールを作成した。私はこのツールにより、BIS 事業部門全体のメール作成時間を1 通当たり5 分短縮し、1 日当たり4.5 時間の工数を削減することができた。本論文では、作成したツールを使用することによりどのような改善に 至ったかをより詳細に記載する。