業務の自動化・効率化、災害対策も実現できる！企業における最新オンラインストレージ活用術

クラウドストレージが急速に普及する中、もっとも早く利用されたのがオンラインストレージです。モバイルの活用、テレワークの推進など、企業におけるワークスタイルの変革においても、オンラインストレージが重要な役割を果たしています。

オンラインストレージの最大のメリットは、ファイルを簡単に共有できることです。たとえば、プロジェクトの資料を社内メンバーや社外のパートナーと簡単に共有できます。メールで送るのが難しいサイズの大きい画像や動画も手軽に共有できます。

1つのファイルにさまざまなデバイスからアクセスできるのもメリットです。社内のパソコンでプレゼン資料を作成し、新幹線での移動中にノートPCで修正する。そして、お客様先ではタブレットに読み込んでプレゼンする。こんな使い方ができるのも、オンラインストレージならではです。

ただし、このような使い方はまだ基本。仕事が効率化できるもっと便利な使い方が可能です。ここでは、その活用方法の一部を富士通が提供する法人向けオンラインストレージ「FUJITSU Cloud Service クラウドファイルサーバー」を例にご紹介しましょう。

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全社員が使えることが重要！
クラウドを意識させないローカルドライブと同じ操作性を実現

多くのオンラインストレージは、Webブラウザや専用アプリケーションを使ってクラウド上のファイルを管理します。このため、ユーザーは独自のユーザーインターフェイスや操作方法を覚えなければなりません。企業で導入する際は、これが意外なハードルになることがあります。

たとえば、あなたがプロジェクトチームのリーダーで、社員のＡさんとＢさん、社外パートナーのＣさんがチームのメンバーだとします。リーダーのあなたは、大切な資料をオンラインストレージにアップロードし、「この資料を確認してください」とメールを送ります。

ところが、日頃からパソコンやスマートフォンを使い慣れているＡさんはすぐに確認できたのに、どちらかというと苦手なＢさんは操作に手間取って、なかなか確認してくれません。社外パートナーのＣさんにいたっては、はじめてのユーザーインターフェイスに戸惑って、ログインの方法もわからない……。現実に、こんなことが起きかねないのです。

企業でオンラインストレージを有効活用するには、社内/社外のメンバー全員が、操作方法を覚えなくても使えることが重要です。いままで使っていたファイルサーバよりも操作方法が難しかったり、面倒だったりしたら、どんなに高機能なオンラインストレージを導入しても、宝の持ち腐れになってしまいます。

しかし、オンラインストレージをネットワークドライブとして利用できれば、こうした問題は解決します。Windowsのエクスプローラを使って、CドライブやDドライブのように使えるので、新しい操作を覚える必要はありません。パソコンやスマートフォンがあまり得意でないＢさんや初めて使う社外パートナーのＣさんでも、すぐに利用を開始できるのです。

社外取引先とのファイルのやりとりをバッチ処理で自動化・効率化

ネットワークドライブとして利用できることは、業務の自動化・効率化という点でもメリットがあります。

たとえば、取引先企業と見積書や請求書、納品書などの書類をやりとりするケースを考えてみましょう。従来は、こうした書類はメールの添付ファイルや郵送等でやりとりしていたと思います。しかし、「クラウドファイルサーバー」を利用すれば、「共有キャビネット」と呼ばれる専用のフォルダに保存するだけで、取引先と安全にやりとりできます。

さらに、Windows標準のバッチ処理による自動化も可能です。たとえば、取引先ごとに共有キャビネットを作り、取引先の担当者には、そこに請求書や納品書をアップロードしてもらいます。すると、バッチ処理を使って定期的にファイルをダウンロードし、社内の業務システムに取り込むことができます。

逆も可能です。たとえば、取引先への注文書を作成・保存すると、アップロードプログラムが自動的に起動し、取引先ごとの共有キャビネットに自動的に保存できます。さらに取引先の企業では、アップロードされた注文書を自動的にダウンロードし、自社の業務システムに取り込んで処理することが可能です。

このように、オンラインストレージをネットワークドライブとして利用できるので、これまで人手に頼っていた社内外の書類の受け渡しを自動化し、業務を大幅に効率化することが可能です。

必要なのはWindowsの標準機能だけ！
低コストで実現できる実用的なバックアップと災害対策

企業にとっては、災害対策（DR対策）も重要なテーマです。万が一、災害が発生したとき、被害を最小限にとどめ、事業をできるだけ短時間で再開できるようにすることが求められます。ただし、システムの二重化や遠隔地バックアップ、自社とデータセンターを結ぶネットワークの整備など、本格的な災害対策に取り組むと、相応のコストがかかるのも事実です。

オンラインストレージサービスは、簡単に始められる災害対策としても活用できます。国内データセンターにデータが保存されるので、重要なデータ、紛失が許されないデータをコピーしておくだけで、遠隔地バックアップになります。

また、ネットワークドライブとして利用できるので、Windowsの標準コマンドであるrobocopyを使ったバックアップの自動化も可能です。robocopyを使うと、フォルダ・ファイルのシンプルなコピーはもちろん、オプションを指定することで、2つのフォルダを同期したり、更新日時の新しいファイルだけをコピーしたりと、さまざまな処理が可能です。

さらに、バックアップする曜日と開始時間、世代数を設定するだけでバックアップをとることもできます。これらの機能を組み合わせることで、専用のバックアップシステムや災害対策ソリューションを導入することなく、実用的な災害対策の仕組みを構築することが可能です。

IDとパスワード認証に加えて、IPアドレスやMACアドレスに基づいたアクセス制御で情報漏洩を防止

企業がオンラインストレージを導入するとき、最も不安を感じるのがセキュリティでしょう。社員や取引先の個人情報、研究開発データ、決算データなど、企業にはけっして漏洩の許されない情報がたくさん蓄積されています。企業向けのオンラインストレージには、このような情報をけっして漏洩させない機能・仕組みが求められます。

一方、個人向けのオンラインストレージには、便利さを優先させた機能が少なくありません。たとえば、個人向けオンラインストレージには、ファイルの公開リンクをメール等で相手に知らせる機能があります。サービスを使っていない不特定多数のユーザーにファイルを公開できる、たいへん便利な機能です。

しかし、メールの誤送信のリスクを考えると、企業で利用するのは不安です。たとえば、取引先から受け取った見積書を上司に確認してもらうため、メールで公開リンクを送ったとしましょう。ところが、送信先を間違えたら、そこから情報が漏洩する可能性があります。思わぬところで情報漏洩が起きかねないのです。

「クラウドファイルサーバー」を例にすると、この問題をIDとパスワードに基づいたアクセス制御で解決できます。リンクでファイルを共有する機能はありますが、ファイルにアクセスするには、必ずユーザーIDとパスワードが求められるので、仮にメールを誤送信しても、情報が漏洩する心配はありません。

また、ファイルをアップロードするときには自動的に暗号化され、インターネット上の通信も暗号化されますので、内容が漏れる心配もありません。

さらに、アクセスできる端末をグローバルIPアドレスやMACアドレスで制限することもできます。クラウドで情報を共有しつつ、情報にアクセスできるユーザーや端末を厳格に管理できるのも、企業向けに開発されたオンラインストレージだからこそです。

価格や利便性だけでオンラインストレージを選ぶのは危険

企業で働く多くのビジネスパーソンは、個人レベルでも、オンラインストレージを利用しています。いつでもどこでも、どのデバイスからでも情報にアクセスできるオンラインストレージの利便性を体験したら、「仕事でも使いたい」と思うでしょう。

しかし、いくら便利でも、社員が勝手に個人向けオンラインストレージを使い始めたら、企業は非常に危険な状態に陥ります。万が一、情報が漏洩したら、企業が受けるダメージは計り知れません。

仕事でオンラインストレージを活用したい時には、価格や利便性だけで安易に個人向けオンラインストレージを使わず、「便利さ」だけでなく、全員が利用できて、セキュリティや管理面まで確認しつつ、企業向けオンラインストレージを検討したいですね。

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