LIFEBOOK U9310で安価に始める働き方改革
～「安全」と「効率」を両立させて生産性の高いテレワークを実現させる方法～

労働人口減少が社会問題となる今日、すべての企業が取り組むべき課題とも言える「働き方改革」。それは企業の制度、カルチャー、ITシステムなどさまざまな要素がうまく連動し合うことで初めて実現することができます。他の企業がやっていることが自社でそのまま取り入れてもうまくいくとは限りません。ここでは、働き方改革プロジェクト推進の中心となるであろう経営企画部門、制度に関わる人事・労務部門などの方のために、テレワークを中心とした働き方改革によって企業を変革するために何が必要になるのかを３つの観点で整理します。そして最新超軽量PCである LIFEBOOK U9310がなぜ働き方改革のスモールスタートするのに最適なのかを解説します。

3章：テレワーク時の最適なコミュニケーションのあり方

　テレワークを行うと、これまで対面で行っていたコミュニケーションがメッセージングツールや電話などの他の手段に置き換わるため、コミュニケーションの効率が下がって希薄化してしまうのではという危惧があります。テレワークを機能させるには、それに合わせた最適なコミュニケーションができるソフトウェアや、持ち運びにストレスのない軽量で使いやすいPCが必要です。オフィス内のファシリティも重要な要素となります。

■テレワーク導入と合わせて連絡手段も変える

　テレワークを導入すると、導入前と比べてオフィスで顔を合わせて業務をする回数が必然的に減ることになります。その際にしばしば指摘されるのがコミュニケーションの質の問題です。例えば以下の懸念点を感じる人は少なくないはずです。

• ・対面しないことによってコミュニケーションの機会が減ってしまって連携が取れなくなる
• ・対面で気軽に行っていた情報のやり取りもツールを介すことで手間や時間が増えてしまう

もし、コミュニケーションのツールとして従来のメールや電話など手段をどうしても変えたくない企業の場合、上記の可能性が高くなるでしょう、しかし、テレワークに最適なコミュニケーション環境をあわせて構築することでこの問題の多くは解消されます。その具体例が、チャットなどのインスタントメッセージング、Web会議、ファイル共有などのツールおよび、それらをどのデバイスからでも実行できる「マルチデバイス環境」の構築です。
「わざわざテレワークのために導入するのか」と思う方もいるかもしれませんが、その考え方は誤りです。こうしたツールは今日の社内間コミュニケーションで普遍的に役立つものであり、近年の企業の中には、社内連絡手段でメールを廃止してチャットツールに切り替え、コミュニケーションに圧倒的なスピード感をもたらしている事例もあります。むしろテレワークがこれらのツールを導入できるチャンスと捉えてもよいでしょう。

■コミュニケーション不足に陥らないための方法

　では実際に、どのコミュニケーション／コラボレーションツールを導入すればよいのかわからないという方も多いでしょう。最も手軽な方法は、社内にサーバを構築するなどIT環境を整備することなく利用できる製品、つまりクラウドサービスを利用することです。代表例が全世界で広く使われているMicrosoftのOffice 365です。似たような製品はありますが、ここでは同製品を例に取り、なぜこうした製品が場所を問わない円滑なコミュニケーションを実現できるのか、その理由を説明します。

１．状況に合わせた多彩な連絡手段

　ビジネスシーンの中で、多くの方が「折返しの電話をかけ直すも相手が出られず、なかなか連絡がとれない」という経験をしているのではと思います。そんなときに有効なのが、Web会議とインスタントメッセージ（チャット）が利用できる「Skype for Business」の「プレゼンス機能」です。この機能では、ツール上で相手が連絡可能、取り込み中、退席中、応答不可などの状態がわかるため、そのとき最適な連絡手段をとり、「つながるかどうかもわからない」無駄な連絡を省くことができます。

２．リアルタイムな共同編集

　お互い同じ場所にいて議論しながら資料を作成するというケースは多いでしょう。これはリモートでも十分に可能です。Office 365では、Office Onlineを使用しブラウザからWordやExcel、Power Pointのファイルにアクセスし、複数のユーザで同時に編集することができます。つまりWeb会議をつないで会話しながら、同時にファイルを編集することであたかもその場にいるかのようなコラボレーションができます。ファイル共有でも、オンラインの共有ストレージに保管したデータをブラウザ上で編集すれば効率的です。メールで送られてきたファイルをダウンロードし、編集して再度メールで送り直すという方法の何倍も速く効率の良い働き方です。

３．デバイスを問わないコミュニケーション

　Office 365の持つ各種アプリケーションではPCだけでなく、スマートフォン、タブレットなどさまざまなOS、さまざまなデバイスで利用することができます。社内からの連絡や文書の確認にわざわざPCを立ち上げる必要はありません。スマートフォンさえあれば、移動中の時間などを利用しながら、文書の確認や編集、メールやチャットへの返信などさまざまなことができるようになります。

■理想の働き方へ

Office 365やMicrosoft 365は、決して「対面でコミュニケーションする機会が減った代わり」ではありません。
・離れたオフィスに居たのでちょっとした相談の時間が取れなかった人ともチャットで会話の絶対量が増えた。
・電話の声やメールの文字だけで連絡していた相手ともSkypeで顔を見て話す機会が増えた。
・会議の後の議事録の関係者確認に何日もかかっていたのが、議事録を会議と同時並行で画面共有するようにしたことで、会議後のアクションが早くなった。
といった、これまで不足していたり非効率になってしまっていたりしたコミュニケーションを活性化させるツールです。一方で、「WebカメラがついていないのでSkypeに参加できない」、「会議で重いデータをダウンロードしようとしたら有線LANケーブルが刺さらなかった」というちょっとした不便さが新しいコミュニケーションツールの利用を妨げてしまうことがあります。富士通では、コミュニケーションをとりやすくする最適なモバイルデバイスを用意しています。
・ノート感覚で会議室に持ち運べる軽さ（標準バッテリー搭載の場合 約777g）
・チャットもメールも軽快に、打ちやすさにこだわったキーボード
・Webカメラも有線LANポートも搭載した充実のインターフェイス
といった特徴を持つ超軽量薄型PC「LIFEBOOK U9310」との併用（注1）で、働き方を変えるようなコミュニケーションの活性化をサポートします。

注1：Office 365はLIFEBOOK U9310のオプションとして購入できます。

■忘れがちなファシリティ面も強化が必要

　テレワーク推進にあたっては社外でもコミュニケーションをスムーズに行えるための施策を実施していきますが、もちろんコミュニケーションの活性化の重要性は社内についても同様です。これをきっかけに社内の環境を見直すことも重要です。まず検討したいのが、フリーアドレスの導入です。従来の島型のデスク配置ではなく、仕切りが弱く開放的な空間を作ることで、会話しやすい環境を作り、コミュニケーションを促すことができます。ポイントなのは、変化をもたせることです。画面共有が簡単に行えるように共有スペースにはモニターを多く設置し、従来の会議室の他に、テレビ会議用のブースや、スタンディングデスク、ソファ座席など多種多様な作業環境を設けることがポイントです。こうした環境づくりを総務部門と連携しながら進めていくとよいでしょう。

■最後に

ここまで見てきたように、働き方改革やテレワークを効果的に実践していくには、さまざまな観点に気をつける必要があります。端末そのものに高いセキュリティ機能を搭載しユーザの利便性も考慮したセキュリティ対策を講じること、またテレワークによって対面によるコミュニケーションが少なくなった分、しっかりと労務管理し、ガバナンスを取ることは会社としての信頼のためには不可欠です。あとは遠隔間でのコミュニケーションには、時間のロスが非常に多かった従来の連絡手段を、チャットやWeb会議含むコラボレーションツールで置き換えて効率化していくことが不可欠です。
そしてそのためにはどんな場所でも手軽に使えるPCがもちろん重要になってきます。ハードやソフトがすべて揃いそれぞれの良さが噛み合うことで相乗効果を生み、費用対効果の高い働き方改革を実現することができます。