LIFEBOOK U9310で安価に始める働き方改革
～「安全」と「効率」を両立させて生産性の高いテレワークを実現させる方法～

労働人口減少が社会問題となる今日、すべての企業が取り組むべき課題とも言える「働き方改革」。それは企業の制度、カルチャー、ITシステムなどさまざまな要素がうまく連動し合うことで初めて実現することができます。他の企業がやっていることが自社でそのまま取り入れてもうまくいくとは限りません。ここでは、働き方改革プロジェクト推進の中心となるであろう経営企画部門、制度に関わる人事・労務部門などの方のために、テレワークを中心とした働き方改革によって企業を変革するために何が必要になるのかを３つの観点で整理します。そして最新超軽量PCである LIFEBOOK U9310がなぜ働き方改革のスモールスタートするのに最適なのかを解説します。

2章：テレワークでも実労務実態を把握する方法

　テレワークを安全に実行できる環境が整ったらそれで万事よしではありません。企業の人事・労務部門の観点から気になるのは、テレワークが健全な労働環境になっているかどうかです。テレワークでは業務を可視化しにくくなるため、従業員が本当に働いているのか、逆に働き過ぎていないかという2つの懸念点が生じます。これはどのように解決したらよいのでしょうか。

■行き過ぎた管理はテレワークを阻害する

　働き方改革の機運が高まってテレワークの重要性も認知される中、大手でも在宅勤務を認める企業が増えてきました。フルリモートの勤務形態は、まだほんのごく一部の人に限られますが、「週に○回まで在宅勤務を認める」というかたちで段階的な形でテレワークを実施している企業も多数見られます。テレワークの制度は在宅勤務をする人だけのためのものではありません。外でも作業できる環境を設けることで、これまで厳格であった直行直帰のルールに対する考え方を見直してより柔軟にすることもできるでしょう。
テレワークによって、社外で作業をするようになると、労務管理の面から1つ大きな課題が生じるようになります。本当に社外で仕事をしているのかを管理できなくなるという問題です。これへの対策として、テレワークで作業した内容を管理者に報告させるという方法があり、実際に行う企業も存在します。しかしその報告の作成・提出プロセスが結局はアナログな作業で手間のかかるものであった場合、その行為が労働時間の増加につながって業務効率低下になってしまい本末転倒です。これではテレワークが機能しなくなってしまい、だれも利用しないものとなってしまいます。

■働き方が可視化できないことによるデメリット

　労働実態が見えなくなることで、管理者としては、部下が今までと同じように働いてくれるのか、誰にも見られなくなることでサボってしまうのではないかと考えるでしょう。これが実際に起こることで社員の生産性が下がってしまうのが、想定しうるデメリットです。それに対しては根本的に、テレワークをする人に対して、労働時間ベースの仕事の与え方でなく、アウトプット重視の仕事の与え方、管理・評価の仕方に切り替える必要がありますが、どの企業・組織もそれがすぐにできるとは限りません。やはり最初は何らかの仕組みで労働実態を把握したいものです。
これとは逆に、労働実態が把握できないことは「過剰労働」の危険性もはらんでいます。今日ではいつでもどこでも仕事ができる環境になり、中には、プライベートの時間でも個人所有のデバイスで仕事のメールがすぐに見られるようにしているという人も少なくありません。その結果、プライベートと仕事の時間が曖昧になり、常に仕事に追われてしまい、勤務時間外でも仕事をしてしまうというケースも出てきました。
もちろん、裁量労働制の企業であれば、個人のプライベートと仕事や時間の使い方をある程度従業員に委ねて従事させる場合も存在するでしょう。労務管理におけるガバナンスの問題として、いずれにしても社員の労働の実態がどうなっているのかを会社が把握しておくことは必要になります。人事・労務部門の担当者は特にそう思うでしょう。現状がわからなければそれに対する必要な改善もできません。

■働き方はPCから可視化できる

　テレワークを行う従業員の労働実態を把握するために、業務内容を手動で報告することは生産性の観点から現実的ではありません。テレワークの業務実態をシステムによって自動で収集するための仕組みを設けることが理想です。それが富士通の提供している「FUJITSU Software TIME CREATOR（タイムクリエイター）」（以下、TIME CREATOR）です。
TIME CREATORは、もともと従業員のPCでの残業申請機能、未申請時の警告表示またはPCシャットダウンなどの機能を備えた製品で、長時間労働を抑止することを目的としてスタートしました。ある企業の人事部門では、長時間労働を抑制するためにさまざまな施策を行っているものの、十分に効果が出ないことに悩んでいましたが、同製品の「長時間労働抑止」機能で大きく残業時間を削減した事例も数多く存在します。その点でもすでに働き方改革ソリューションとして多くの企業が採用していますが、この従来のコンセプトに加え、最新版では「働き方可視化」のコンセプトのもとテレワークの労務管理を支援することができます。具体的な機能として、同製品はPC上の業務時間中のアプリケーションのログを収集します。さらに収集したログは作業のカテゴリーごとに分類することによって、例えばExcelやWordは「資料作成」、メールやメッセージングアプリケーションは「コミュニケーション」など、どのような作業にどのぐらいの時間をかけているかを、グラフで表示して可視化することができます。個人／組織単位、日次／月次単位などさまざまな切り口で表示させることも可能です。

管理者としてはどのユーザがどの作業にどれだけ費やしていたのかを、一覧形式で確認することもできるので、社内の業務内容の見直して無駄な作業を低減させる機会にもなるでしょう。部門の管理者だけでなく、もちろん人事部門や経営層など、権限さえ与えれば誰でも閲覧できるため、全社的に働き方をモニタリングすることもできます。一方で、PCを操作するユーザに対しても、アプリケーションログが記録されているということは業務に対するある種の緊張感を与えるため、明らかな「サボり」を仕組みの面から発生させにくい環境を作ることができます。

■理想の働き方へ

TIME CREATORは、人事・労務部門にとっては、労務実態把握の強力な味方となりますが、富士通では、これを管理のためのツールとしてではなく、時間や場所にとらわれた働き方から自由になるためのツールとして使って頂きたいと思っています。 　・出張中に本当に働いているのか？疑われる。
　・自席に居ないで連続して外回りの予定を入れていると仕事をしてないのではないか？と疑われる。

このような後ろめたさがなくなることで、社員が伸び伸びと働ける環境になると考えています。また、せっかくテレワークの機運が高まった社員の意欲を減退させてしまうことのないように、テレワークの足かせから解放するモバイルデバイスを富士通では用意しております。
・楽々持ち運べる軽さ（標準バッテリー搭載の場合、約777g）
・カバンに入れやすい薄さ（約15.5mm）
・満員列車を想定した加圧試験をクリアした堅牢性
・一泊二日の出張にも対応した長時間バッテリー（大容量バッテリーを採用した場合）
・モバイルWi-Fiルーターを持ち運ぶ必要がないLTE対応SIMカードスロット搭載可能
といった特徴を持つ超薄型軽量PC「LIFEBOOK U9310」との併用（注1）で有意義なテレワークをサポートします。「働き方改革可視化ツール」を先ずは一部のユーザから試験的に導入しながら、自社に最適なテレワークの形を見つけていくのはいかがでしょうか？

注1：TIME CREATORはLIFEBOOK U9310のオプションとして購入ができます。
　チームのメンバーが離れた場所で働くようになっても、円滑なコミュニケーションを実現するには？