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建築工事における図面・施工記録などの資料は原本保管及びマイクロフィルムで保管していたが，電子書庫を構築し電子データによる保管に切り替えた．このことにより図面を中心とした資料を迅速に入手できるようにし，資料検索の省力化，建物保全活動の効率化，リニューアル提案活動の拡大を図るとともに資料送付業務の廃止，マイクロフィルム作成廃止によるコスト削減を図った．この仕組みを構築するにあたり工夫した主な点は，
■工事建物実績データベースとリンクし当該建物の資料を表示・印刷できるようにした．
■施工中においては，図面はCADで，施工計画・施工記録・工程表などはエクセル・ワードなど電子データで作成されており，それらを電子書庫に自動登録するために施工中に作成する資料のフォルダ体系を全社統一とした．
■資料には手書きや押印された資料などの紙のものも多くあり，それらを電子データとして保管していくにあたり，資料の提出・保管業務を見直して全社集中スキャニングすることにより，登録作業を効率的に実施することとした．
■施工中作成される資料のうち，保管すべき資料を明確化するとともに保管の必要ない資料も他の工事の際に活用するため電子化したデータはすべてCDにして工事担当者に返送し，工事担当者から紙の保管を解放した．
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