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建築設計に関わる保管資料は、建物の設計図書や計算書、契約書など多岐に渡り、すべて重要な顧客（建築主）の情報である。
増改築や改修工事あるいは災害時にも必要になる情報である。
またこれらの資料は設計ノウハウでもあり設計事務所社員にとっては業務に必要な資料でもある。
これまで当社社員が過去の資料を確認・利用する際には、資料管理担当者へ依頼して原図やマイクロフィルムあるいは電子化（PDF化）されたものから必要最小限のコピーや出力をして紙による提供を行ってきた。更に貸出台帳に記録し、原則社外持出不可というルールを設けていた。
重要な資料の紛失や破損を防ぐだけでなく、容易に複製・転送が可能な電子データによって流出することを防ぐためにも、資料管理担当者は他の業務と兼任しながらこのような資料提供業務に時間を掛けてきた。
そこで資料提供業務を軽減すると同時にセキュリティを確保した資料提供実現のために、資料のPDF化を加速し、そのPDFファイルを暗号化して簡易に検索・閲覧・印刷できるシステムを構築した。資料管理担当者だけでなく資料利用者にとっても効果のある業務改善を行うことができた。
本論文では、電子化しただけでは活用が難しい資料を安全・安心そして低コストで社内公開するためのポイントとその効果について述べる。
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