IPKNOWLEDGE（アイピーナレッジ）文書管理・庶務事務システムで事務を効率化、市民へのサービス・対応の迅速化を実現

IPKNOWLEDGE導入による効果

IPKNOWLEDGE文書管理を導入したことで、どのような変化がありましたか？

これまでは全て紙で情報を管理していましたが、システム導入を機に、起案・供覧方法や文書分類の整理、パッケージの様式をベースに帳票を統一するなどの見直しを行い、文書規程に基づいた運用が行えるようになりました。

文書を探す際も、今では検索画面で件名を入力するだけの簡単操作となり、作業の効率化が図れています。

事務の迅速化という観点では、庁内への依頼・通知をする際、システム上で通知文書などを入力・発送するだけで、相手先で収受登録できる機能が効果を上げています。特に支所においては本庁まで片道40分かかるところもあり、それに要していた時間を削減し、他の業務へ従事することも可能となりました。

IPKNOWLEDGE電子決裁についてはいかがですか？

部長決裁までは電子決裁利用という運用にしていますので、ペーパーレスやキャビネットスペースの削減につながっています。

もう一つ大きなメリットとしては、決裁の進捗状況が把握でき、簡単に決裁を促せるようになった点で、特に合議など関係者が多い決裁では有効です。

電子決裁の運用を始めることに抵抗感はありましたか？

今回の導入を機に、市長からのトップダウンにより「電子決裁を使う」というメッセージが庁内に発信されました。しかし、さらなる利用促進へ向け、例えば「“どのような起案が回ってくるのか、誰まで決裁が回っているのか”が簡単に確認できる」「支所に出張中でも庁内ネットワークに接続されたパソコンさえあれば電子決裁処理ができる」等、電子決裁の利便性やメリットをもっと庁内にアピールしていく必要があると感じています。

広域での電子決裁はうまく機能しており、決裁の迅速化による、よりスピーディーな市民へのサービス・対応を実現しています。

IPKNOWLEDGE庶務事務、職員ポータルの活用でどんな変化がありましたか？

庶務事務システム化により、各部課の担当者における時間外勤務や出張旅費の集計事務の軽減が図れました（全体で概ね15人日/月の削減）。
特に、集計作業における時間や金額のチェック作業が自動化された点が大きいです。
併せて電子決裁することで出勤簿や時間外申請、出張申請がペーパーレス化でき、印刷費が節減できました。また、出張申請作成においては、経路の登録や路線・運賃検索ソフトとの連携機能を利用することで申請事務の軽減や旅費の誤りも少なくなりました。
職員ポータルについては、ほとんどの職員が毎朝、メールやカレンダー、掲示板の新着情報を確認するようになり、職員間での情報共有による事務の迅速化とともに、ITに対する職員の関心度、スキル向上にもつながっています。
また、ポータル上から簡単に文書管理や庶務事務システムを起動できるという点も、システム有効活用の浸透につながりました。

導入目的の達成度と課題

IPKNOWLEDGE導入前の目的や、期待した効果は達成できましたか？

電子決裁などによる意思決定の迅速化や、文書管理、庶務事務業務の電子化による業務軽減など、全体として期待した効果は得られていると思います。

IPKNOWLEDGEを導入した結果、想定外の効果はありましたか。

職員の電子化への意識が飛躍的に向上しました。また、旧川内市時代には制度化されていたものの、合併時に消えてしまったソリューションアドバイザー制度（注）を、今回のシステム導入を機に復活させることができました。

（注）ソリューションアドバイザー：職員の情報リテラシー向上と各種情報システムの円滑な運用を図るために市長から指名され、各課に配置されたIT推進のリーダー的職員

今後のIPKNOWLEDGEに期待すること

現在適用作業中のIPKNOWLEDGE財務情報に、期待されていることは何ですか？

Web化することにより庶務担当者だけでなく全職員が財務会計システムを利用できるため、財務会計に対する職員の知識向上を期待しています。

また、各種システムとの連携機能強化によるさらなる事務の効率化や、システムに合わせて現行事務処理を見直すことによる事務の標準化も期待しています。