熊本市様 導入事例

全職員利用の庶務事務システムを導入、「使いやすさ」にこだわり業務効率化を実現

年間約25,000時間の業務量削減を実現

限られた経営資源の中で多くの課題への対応が求められる中、自治体では、さらなる内部事務の効率化と最適なリソース配置が必要になっています。
熊本市様では、従来、庶務担当者を経由して紙で行われていた庶務事務作業の迅速化・効率化を目的にシステム化に取り組みました。全職員が利用するシステムとして、「使いやすさ」に徹底的にこだわり、ナビゲーションなど、「痒いところに手がとどく」機能で、合計年間約25,000時間の業務量削減に成功しました。

庶務事務システム導入の経緯

熊本市様では、従来の汎用機による人事・給与システムの見直しを平成14年から開始。当社のパッケージ「IPKNOWLEDGE（アイピーナレッジ）シリーズ」をベースに適用カスタマイズを行い、平成16年に人事システム、平成17年に給与システムが稼動しました。この新たなシステムの導入とあわせて、従来は庶務担当者を経由して紙で行っていた庶務事務についても、事務作業の迅速化・効率化を目的としたシステム化に取り組みました。これにより、平成17年10月に全職員からの発生源入力による庶務事務システムが稼動し、一般職員・庶務担当者・所属長の全てにおいて庶務事務の業務効率化に大きな効果を上げています。

システム導入にあたって

この庶務事務システムは熊本市の全職員のみならず消防局・市民病院なども含めて約6,200人が利用します。そのためシステム導入にあたっては、24時間365日の稼動、強固なセキュリティなどの条件に加えて、何より「誰にでも使いやすいこと」が重視されました。これを実現しているのが「ナビゲーション機能の充実」です。利用者が画面上の選択肢を選んでいくことで必要な申請にたどり着けるよう配慮されています。例えば、忌引休暇申請の場合、亡くなったのが何親等の方なのかにより申請内容が変わりますが、画面上に続柄のツリー図を表示させることで、そこから続柄を選べば迷わずに正しく申請できるようになっています。

システムの概要

導入効果

稼動後1年が経過した時点で、利用者（市職員）へのアンケートにより、システムに対する満足度や業務量の変化などが調査されました。アンケート結果ではシステムに対して期待以上の成果が表れていることが示されています。
機能では特に「事象別申請」が好評です。これは、たとえば結婚したときには、「名字が変わりますか？」、「通勤経路が変わりますか？」など、システムが一連の質問を投げかけることで、これに回答することにより必要な申請がもれなくワンストップで行える機能です。ベテランの庶務担当のノウハウがきちんとシステムに盛り込まれているといえます。
業務時間についても全般的に削減効果が表れています。アンケート分析の結果では、一般利用者・庶務担当者・所属長・人事担当課の全体で、合計年間約25,000時間の業務量削減が数字として得られています。また、人事課給与班では年末調整の時期には他班からの応援も得て一週間毎日深夜に及んだ作業が、システムを導入した年の年末調整から、課員だけで残業なしで処理できたという報告もなされています。

長期運用に向けて

庶務事務システムの機能としては導入時点で考えられるフルスペックのものが構築されていますが、システムを長期的に運用するため、継続的に制度変更への対応などが必要になります。富士通では、熊本市様の良きパートナーとなるべく、運用体制作りや長期運用に必要なドキュメント類の整備など、長期的な視点に立ち積極的にご支援してまいります。