Campusmate-Jで発生源入力、電子申請の基盤を整備
教職員の予算管理意識を高める環境づくりを推進

【導入事例概要】

業種:	文教（短期大学）
ソリューション:	Campusmate-J V2（予算執行、会計、管財、学納金）

「発生源からの予算申請や物品の購入、支払い申請を目指す当大学にとって、『Campusmate-J』の発生源入力の機能と電子承認の機能はとても魅力的でした。また、学校業務に精通したSEが常に同席し、質問にその場で応えてもらうことで、安心できました。」

2009年、前システムの保守契約切れを控え、新たな財務会計システムの選定・導入に臨んだ湘北短期大学様は、教職員の予算管理意識の向上と、会計業務のより一層の効率アップを目指し「Campusmate-J」導入を決定。2010年4月より本格稼働を開始し、翌年3月、新システムにおいて決算を迎えました。

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導入の背景

先進的な短期大学教育の創造にチャレンジ

1974年、学校法人ソニー学園により設立された湘北短期大学様は、情報メディア学科、総合ビジネス学科、生活プロデュース学科、保育学科の4学科を持つ総合短期大学。創立者元理事の故・井深大氏の教育理念「社会に出て本当に役立つ人材を育てる」を掲げ、変化の時代と社会に活躍できる人材を育てています。また同大学は、新しい短期大学教育の創造にも力を入れ、近年では2年間の就学期間で学生の目的意識を喚起するための「湘北短期大学型入学前教育『コミュニケーションリテラシー』」講座の開設などが注目を集めています。このような取り組みは高く評価され、文部科学省のGP（大学教育改革の優れた取り組み）で、単独申請6度、共同申請でも1度、選定されています。

教職員の予算管理意識向上を目指す

導入のポイント

発生源入力機能、きめ細かい権限設定機能を高く評価

財務会計システムの選定では、5社のパッケージシステムについて、財務部のほか法人本部、ICT（システム部門）を含めて、機能、価格の面で比較検討がなされました。「選定候補のシステムは、いずれも学校会計に必要な機能は備えていました。しかし、近い将来、発生源からの予算申請や物品の購入、支払い申請を目指す当大学にとって、『Campusmate-J』の発生源入力の機能と電子承認の機能はとても魅力的でした。もう一つの理由は、最初のデモ時を含め、学校業務に精通したSEが常に同席し、疑問質問にその場で応えていただき、安心できた点です」（小池氏）。

システムの概要

導入4システムの主な機能

2010年4月から本格稼働を始めたシステムは、次の4つのシステムです。

• 予算執行システム
  発生源からの予算編成や物品購入・旅費・支払いに対する申請が行えるシステム。
• 会計システム
  学校法人会計基準に準拠した計算書類の作成から、学内の実態に即した予実の管理や、財務状況の把握と分析が行えるシステム。
• 管財システム
  豊富な管理項目で資産の管理を実現し、増減履歴や償却履歴の管理も行えるシステム。
• 学納金システム
  志願者から学生までの学納金徴収管理を実現するシステム。

各システムの導入メリット

予算執行システムの導入メリットについて、小池氏はこう語ります。「まだ発生源入力は行っていませんが、将来スムーズに移行できるよう、マスタの設定作業を進めています。ワークフロー機能による電子承認機能については、設定した金額以上の案件は誰の承認を必要とするかなど、学内組織に合わせた柔軟な運用が可能な点、承認者に対してメールで承認案件の発生が通知される機能面など満足しています」。加えて、大きな課題だった予算残高の把握がリアルタイムで確認できるようになり、予算管理の精度が向上したといいます。
中核の会計システムでは、従来別々のシステムで行っていた学校会計と、GP等の補助金の管理を1つのシステムで扱えるようになった点が評価されました。「会計業務では、色々な角度から集計する必要がありますので、部署・目的別の集計もできるといった柔軟性にメリットを感じています」（小池氏）。
管財システムについては、必要なときに資産管理情報を見られる機能があげられました。「除売却はもちろん、担当教職員の異動、移管などあらゆるケースに対応する異動処理機能が優れています。また、職員だけでなく、先生方にも利用できるように設定されているので、資産管理意識の向上に役立つと思います」（小池氏）。
学納金システムでは、奨学生や特待生の減免など、多様な徴収パターンを設定できるので徴収業務の精度が向上し、効率化されました。「収納業務についても、銀行からの電子データを入れられることで一括消し込みができ、大変楽になりました」（小池氏）。
また、システムの使い勝手の良さについて、「各システムにおいて、PDFプレビュー機能を利用できるので、確認のためだけに印刷するなど無駄なプリントアウトを減らせました。また前システムでは各種データをcsv形式で出力していましたが、直接Excelに出力できるので、その分作業が軽減しました」（小池氏）。
同大学では、仮想環境でのシステム導入を行いました。「導入フェーズでは、富士通側で構築環境と同じ環境を準備し検証していただいたので、確実に構築できました。また、サーバの障害発生リスクの低減や、必要に応じてサーバリソースを柔軟に増減できるなど、安全で安定したシステム運用を実現しました」（岡原氏）。

今後の展開

発生源入力による業務方法の学内での確立

新システム導入から2年目を迎え、「いよいよ、1年目に入力・蓄積したデータを反映させ、次年度の予算編成、決算を行うフェーズです。私ども管理者側のシステムへの習熟度がより高まり、システム導入のさらなるメリットが見えてくると思います。」（小池氏）。発生源入力の施行に関して、小池氏は「先生方に入力してもらえるよう、運用面、機能面から検討していき、将来的には、発生源入力を実現していきたい」と期待を寄せます。

富士通は今後も、大学のあらゆる法人業務をより快適に、よりスピーディーに行うために「Campusmate-J」を進化させてまいります。

【湘北短期大学様 概要】

所在地	神奈川県厚木市温水428番地
設置者	学校法人 ソニー学園
学長	米澤 健一郎
設立年	1974年（昭和49年）
学部	情報メディア学科、総合ビジネス学科、生活プロデュース学科、保育学科
学生数	1,093名（2011年5月1日現在）
ホームページ	湘北短期大学 ホームページ

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