名城大学様 - 導入事例 -

「魅力的な大学」の実現に向けた事務システム構築
～大学向け統合業務パッケージ「Campusmate-J」事例紹介～
名城大学様

名城大学様は、法、経済、経営、理工、農、人間、都市情報、薬の8学部と、大学院8研究科に、約15,000人の学生を擁する、中京地区随一の総合大学です。

その中心となる名古屋市天白区の天白キャンパスは、教育環境の充実を目指して、リニューアル工事が進められており、2002年秋には「タワー75」と「共通講義棟」が完成。2003年度から新校舎として利用されています。

新校舎のオープンに合わせ、従来から使われてきた汎用機による事務システムも見直され、大学全体の統合化と、標準化・効率化、学生サービスの向上を実現する新事務電算システムの構築を実現されました。

汎用機主体のシステムを見直して

名古屋市東部、天白区の丘の上にそびえる16階の高層校舎が、当大学の新しいシンボルである「タワー75」。75とは、高さ75mであることと、2001年の開学75周年記念事業の一環として計画されたことを示しています。当大学では、開学75周年を機に「魅力ある大学・社会から評価される大学」の実現に向けて、教育・研究の充実に努めており、タワー75と共通講義棟の完成はその第一次段階。現在、第二次段階として、旧校舎を取り壊し、共通講義棟（北）の工事も進められています。

これに併せ、学内の事務システムについても、最先端のキャンパスにふさわしい最新のシステムの導入に向けて、新事務電算システムの検討を開始されました。

学部ごとの考え方を統一し、システムも一元化

従来の教務システムは、すでに導入から15年以上を経た汎用機によるもの。学部の新設などに際しても、汎用機による対応を進めてきましたが、学生に対する利便性や事務の効率面などにおいて、従来のシステムだけではさまざまな課題が生じていました。

その課題について、情報センター 情報処理課 事務部長の日室謹一氏は次のように語られます。

「事務システムには、学生への証明書の発行や履修登録などの役割がありますが、これまでは汎用機を管理する電算室に依頼して、書類を取り寄せたり、処理を進める手順を踏んでいたため、証明書の発行に数日を要したり、新学年の履修登録がなかなか確定しないなどの問題がありました。さらに学部ごとに独自処理が行われているため、他学部との横断的な処理が煩雑で、同じ大学なのに証明書が何枚にも渡ったり、用紙が異なるなどの不具合も生じていました。」

これまでは各学部に学部事務室を設置し、学部ごとに独自の処理を行っていたため、業務の重複や情報化の遅れを招く原因となっていました。そこで、新事務電算システムの導入を機に、全学の処理を一元化することが基本構想として掲げられました。

まず、各学部職員にヒアリングをし、学内処理の標準化から着手されました。たとえば成績処理にしても、学部ごとに異なる評価方法を改め、新たなルールを定めて行かねばならず、職員のみならず、各教員の理解も得ながら、作業が進められました。その苦労について、日室氏は次のように語られます。

「幾多の問題を抱えつつも、それなりに稼働していたシステムを見直すことは、職員や教員の間でも必要性に対する温度差があり、まさに一人ひとりの意識改革とも言える大きなプロジェクト。その難問に担当職員が立ち向かう思いがありました」

さらに学内の事務処理を、教務、学生サービス、経営支援、情報共有／コミュニケーション、図書館の5つの系に整理し、第一次段階として、教務と学生サービスを中心に進めることとしました。

構築に際して採用されたのが、富士通の「Campusmateシリーズ」です。これは、稼働までの開発・検証期間が約1年と非常に短期間であること、これまでの汎用機のデータも活用したいこと、今後の拡張性を考え、柔軟なシステムでありたいこと、という3点の構築条件を照らし合わせ、もっとも先進的であるとの評価の上で決定されたものです。

教務システムに採用された「Campusmate-J」は、インターネット技術を利用したシステム処理を採用しており、いつでも、どこでも、ネットワークを最大限に活かした処理を実現しました。同大学の教務システムは天白キャンパスを中心に、八事、可児の各キャンパスとの連携を実現しており、各キャンパスに設置された証明書発行機を利用すれば、どのキャンパスでも証明書を受け取る事ができるようになっています。また、職員が出張で他のキャンパスに行った場合でも、自席と全く同じ環境でシステムを利用することができます。

また、ポータルサイトシステムも導入し、学生、職員、教員それぞれに向けたWeb上の専用ポータルサイトから履修登録や、施設予約などが簡単に行える仕組みも構築し、サービスの範囲が大幅に拡大しました。

システムも事務処理も一気に刷新

新事務電算システムは、03年4月から本稼働が始まりました。同時にこれまで学部ごとに置かれていた学部事務室も1つに統合された学務センターとしてスタートしたのです。

そのときの様子を、学務センター 課長の井関高志氏は次のように語られます。

「いくつかの混乱はありましたが、新システムは学生にとっておおむね良好に評価されました。学生用のポータルサイトを利用し、学生自身がWeb上で履修登録をするWeb履修は、約半数の学生に利用され、エラーもほとんどありませんでした。

これまで取り寄せるまで時間が掛かっていた証明書類も、学生自身が自動発行機を利用して即時に発行されますから、学生は事務室に2度足を運ぶ必要もなく、非常に便利になりました。また、これまで証明書発行のために各学部1名ずつ置いていた職員も、全体で2名で管理できるようになりましたから、業務の効率化が実現されたと思います」

これまで教員からデータを渡され、職員が入力していた成績関係も、教員自身が入力することとなり、2度の手間が1度で済み、効率化や迅速化が実現できました。このように、学生や職員・教員自身が端末に働きかけて、作業を行い、結果を得ることは、これまで電算室に依頼していた流れとは大きく変化した点です。現場としてもこの変化の周知に努力を重ねられています。井関氏は次のように語られます。

「短期間での開発に注力していたので、職員や教員への統一した勉強会を行うことができず、個々の対応を続けています。これまでとの使い方の違いに戸惑う点もありますが、しかし1度使えば、その利便性を理解し、利用者の輪は広がっているので、徐々に意識改革が進んでいると思います」

新事務電算システム導入と同時に採用されたICカード学生証は、証明書発行の本人認証や、新校舎での出席管理などに利用され、学内ではそれらを使いこなす学生たちの姿が見られます。これからの校舎の新築等に伴い、その姿もいずれ全学で見られることになるでしょう。また、新事務電算システム自体も、今後さらなる進展が予定されています。一元化したシステムに基づいた先進の学内環境に向けて、名城大学様では着実な歩みを続けられています。