入力の容易さとカスタマイズ性に優れた営業支援システム導入で
商談成約率向上と営業情報共有を両立する仕組みづくりに成功

「FASTSFA KM+は一見して入力様式がシンプルで、これならPCに慣れないユーザーでも使えそうだと思いました」

全国25拠点で個々に進む商談の成約率を高めるために、営業支援システム FASTSFA KM+を導入。個々の物件(商談)の状況を本社において見える化し、 それをもとに迅速な営業支援を展開。もう一つの狙い、営業担当者間の情報共有化も進む。

導入の背景と経緯

過去に物件(商談)管理用の営業支援システムを構築するも導入効果を見いだせず

一般住宅から学校等の大型建築物、京都迎賓館など特殊な建築物に至るまでの金属屋根や、高断熱屋根システム、太陽光発電システムを備えた様々の屋根素材を製造・施工する元旦ビューティ工業様では、過去の物件（商談）管理用の営業支援システムを構築するも導入効果を見いだせなかった。課題は施主、設計事務所、ゼネコン、工務店と進めていく商談をいかに有利に推進するかである。今、建築業界は厳しい競争時代に置かれ、各支店・営業所で進む商談の中には「本部の決断」を後ろ盾にした強力な営業支援を必要とするものがある。同社専務取締役営業本部長 舩木亮亮氏は、これまでの営業支援体制づくりを振り返り、こう語る。「全国に展開する支店・営業所のどこが本部の支援を必要としているかの情報を、いかに的確に早く吸い上げるか。じつはかつてITを使ってこれにチャレンジしたのですが、長期にわたる商談を一元的に管理する情報システムは各部門のニーズを取り込みすぎて個別仕様で構築したため、費用対効果が表れず、半年で使われなくなってしまいました」。

その後、何度か営業支援システムを構築しようとの話が持ち上がったが、最初のチャレンジにかけた投資が大きかっただけに、再チャレンジの社内コンセンサス形成はすんなりとはいかなかった。同社情報システム課課長代理、石井 智氏はこう語る。「以前の失敗がトラウマになり、なかなか話が具体化しなかったのです。しかし厳しい景況下、現場の営業を本部がしっかり支援すれば取れたはずの商談を逃してしまう事態は、将来的に経営に厳しい状況を招くとの意識が高まり、2006年1月、営業支援システムの再構築に動き出したのです」。

導入のポイント

パッケージの入力のシンプルさとカスタマイズのしやすさが導入の決め手に

システム再構築にあたっては、慣れ親しみやすく、汎用性に富んで融通がきくといった要素をポイントにいくつかのパッケージが選定候補に挙げられた。パッケージ選定時のデモに立ち会った同社営業管理部課長代理、佐藤俊一氏はその時の印象をこう述べる。「数社のデモを見た限りでは『どれも代わり映えがしない』との印象でしたが、FASTSFA KM＋は一見して入力様式がシンプルで、これならPCに慣れないユーザーでも使えそうだと思いました。また、項目名も建築業界独特の表記に自由に変えられるなど、カスタマイズ性を評価し、導入を決定しました」。

また以前構築した営業支援システムは、より多くの社内意見を取り込んだ結果、機能的には広い範囲をカバーしたが、その結果画面の縦・横スクロールが際限なく広がり使いにくくなってしまった。新システムではその失敗を活かし、できる限り1画面に集約することになった。

もっとも重要視されたのは「各支店、営業所の新鮮な物件データを迅速に吸い上げる機能」（舩木氏）だった。新システム導入以前は、各支店、営業所の担当者がExcel化したデータを所属長に提出。それを所属長がサマリーにまとめて本社営業管理部へ。それらExcelデータをつなぎ合わせ、ようやく全社的な物件情報としてまとめていた。そのため情報にはかなりのタイムラグがあったのだ。

ところで、前回のシステムが定着しなかった理由を石井氏は次のように語る。「データを入力する営業担当者のメリットが見えず、管理者側にだけ便利なデータを収集しやすいシステムになってしまったのです。これでは営業担当者にとっては負担が増えるばかり。新システムでは、失敗につながる情報も入力させるが、それを管理層が支援してプラスに導く、いわば人間系がしっかり機能することが成功のポイントになると確信しました」。石井氏は、こうしたアメとムチ式の導入はシステム利用のモチベーションがあまり下がらないうち、1年～1年半で成功させる必要があると考えているという。

システムの概要

入力者側、管理者側ともに見やすく使いやすいシステム設計が特徴

新規導入された営業支援システムFASTSFA KM＋は、同社の状況に合わせて項目設定された。画面はスクロールを最小限に抑えコンパクトなものになった。入力情報はできるだけ絞り、必須入力項目として物件情報、設計事務所の情報、商談内容、屋根の規模など、その周辺にその日の訪問先、見積もり情報などを任意入力の項目として配置した。また入力項目の文言については「商談名」を「物件名」とするなどパッケージの標準表記を全て建築業界用語に置き換え、使いやすさにこだわった。

管理者側の使い勝手を高める工夫も凝らされている。入力用画面では多少のスクロール操作が伴うが、同画面を管理者側がチェックのためにプリントアウトした場合には、1枚の用紙に全てが収まるようになっている。また「変更物件一覧」の機能により、営業担当者が入力した物件実績が、その後の営業活動で状況変更されたり、延伸・消滅となって削除された場合も、履歴として本社に報告されるようになっている。

ネットワーク環境は既存のLANを利用。各支店、営業所と本社間はイントラネットで接続されている。サーバはPRIMERGY を設置、アプリケーション用とデータベース用を兼用している。

導入の効果

自発的に始まった営業拠点単位での情報共有機能を活用

真っ先に導入効果が現れたのは、全国25カ所の支店・営業所から送られてくる商談中物件のExcelデータを集計していた営業管理部だ。「寄せられるデータをつなぎ合わせるだけで30分程度要して作業がFASTSFA KM+導入後は省力化され、2，3分に短縮されました。1200行前後にもなるExcelデータの処理が自動化されたことで、手作業につきものの間違いを抑えデータの信憑性が向上したことも大きな効果です」（佐藤氏）。

また、「変更物件一覧」機能の運用で、延伸・消滅あるいは変更となった物件記録が正確に本社に伝わるようになったことで、大型物件の成約見込が突然延伸・消滅して売上予定が狂ってしまう問題も解決された。

一方、営業担当者側にも変化が現れてきた。石井氏はこのように語る。「一部の営業拠点で、任意記入の活動実績を入力し、拠点内の情報共有にみずから積極的に取り組み始めたところが出てきたのです。こうした取り組みがボトムアップ的に広がっていくのではという期待が出てきました」。

今後の展開

基幹システムとの連携で期待するさらなる導入効果とは

佐藤氏は、営業支援システムFASTSFA KM+の将来的完成イメージについて次のように語る。「例えば販売管理システムと連携させ、受注に至った物件データを販売管理システムに吸い上げて処理すれば、受注伝票データの入力作業が軽減します。情報共有のメリットがある程度理解されたところで、こうした展開を図りさらに積極的運用が進むはずです」。

石井氏はさらにその先をイメージする。「FASTSFA KM+の導入目的、効果がしっかり理解され、営業担当者と営業管理部が共存する信頼感が生まれれば、例えば『活動分析機能』を活用し、営業担当者のデスクワークの時間と営業実績の関係を分析し、無駄のない営業アプローチを提案するなど踏み込んだアドバイスや指示もできるはずです」。

運用開始から3ヵ月。同社はFASTSFA KM+により、情報共有による営業力向上の着実な1歩を踏み出している。

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担当SEのコメント

【元旦ビューティ工業株式会社様 会社概要】

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