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企業の情報共有 実態調査コラム 4分の3が勤務先のメール誤送信でヒヤリハット!
~数字で見る電子メールの落とし穴~

(日経BPコンサルティング 調べ)

ビジネスパーソンが仕事の連絡や情報共有で日々使っている電子メール。その何気ない利用の中にセキュリティ・リスクが潜んでいる。日経BPコンサルティングの調査によると、回答者の4分の3が「電子メールの誤送信による問題がある」と答えた。送信先や内容によっては、メールの誤送信が重大な情報漏洩につながる場合もある。誤送信対策の現状や今後の強化策を含めて調査結果を紹介する。

ビジネスパーソンの多くが電子メールを利用して業務を行っている。その電子メールには、コンピュータウイルスや標的型攻撃だけでなく、日常的な利用の中にもセキュリティ・リスクが存在している。

日経BPコンサルティングが2016年6月に実施したアンケート調査(調査概要参照)によると、勤務先において「電子メールの誤送信(宛先間違い)」の事故やヒヤリハットが「ある」とした回答者が76%に上った(「よくある」と「たまにある」の合計)(図1)。さらに関連した問題として「添付ファイルの取り違え」もほぼ同じ74%に上った。誤送信(宛先間違い)と添付ファイルの取り違え、どちらも場合によっては情報漏洩につながり、ビジネス上の信用を失墜させかねない。

図1

それでは電子メールの誤送信対策は、勤務先でどのようになっているのだろうか。「対策ソフトやシステム等による防御」と回答したのは35%にとどまった(図2)。「厳格な利用ルールや注意など、運用面での対策」が41%と、人に依存した対策しかしていない企業がむしろ多い。「実質的に対策が打たれていない」という回答も25%あった。

図2

社外でも機密情報を利用、共有システムにはセキュリティ強化が必要との認識

多くの企業にとって現在、「社外」とのやりとりの重要性が高まっている。パートナー企業とコラボレーションをしたり、ワークスタイルが多様化してオフィス外で仕事をしたりすることが増えてきた。こうした結果、機密性の高い情報を社外とやりとりしたり、外出先で利用したりする必要性も増えているとみられる。今回の調査によると、「社外秘の情報」「取引先等の秘密情報」「個人情報」などの機密情報を取引先や協力企業等とやりとりしていたのが61%、外出先での保存・利用が51%に上った。

こうなると、情報の適切な取り扱いに対する不安が一層芽生えてくる。勤務先の情報共有システムに対して、システム管理や投資面でどのような課題があるか尋ねたところ、「利用者の過失等によるセキュリティ面の心配がある」が51%で最も多く、「情報共有システムのセキュリティ対策に不安がある」も47%に上った(図3)。

図3

セキュリティへの不安を裏付けるように、対策の強化が必要との認識も強い。「自社は、情報共有環境のセキュリティ対策に、より力を入れた方が良い」と思う回答者が69%(「とてもそう思う」と「ややそう思う」の合計)になった(図4)。

図4

電子メールのリスクを背景にファイル共有サービスの利用を検討

今回の調査によると、情報共有で現在利用している手段は社内外を問わず電子メールが多かった。しかし、電子メールだけに依存した情報共有システムにはセキュリティ面を含めた懸念があり、ファイル共有サービスなどの利用が検討されている。「今後、利用を進めたい/強化したい手段」を尋ねたところ、取引先や協力企業等との情報共有に加え外出先での情報活用においても、「外部のファイル共有サービス」が「電子メール」に次いで2番目に多く、電子メールとの差は10ポイントあまりに過ぎなかった(図5)。

図5

それでは、ファイル共有サービス自体は、どのような観点から選ぶのだろうか。第一に挙がったのがやはり「セキュリティ」で、実に90%に上った(図6)。「コスト」も73%と多いものの、「コスト」以上に「セキュリティ」との認識だ。以下、「機能」(47%)、「データ容量」(45%)と続く。
ファイル共有サービスの本格理由が進みつつある中、違いが分かりやすい「コスト」や「機能」に目が行きがちだが、調査回答者が指摘しているように「セキュリティ」をやはり強く意識すべきだろう。

図6

調査概要

調査目的 企業における情報共有の現状や課題を把握する。
調査手法 Webアンケート
調査対象 企業等の情報システム部門やその他部門の勤務者。
調査期間 2016年6月6日~8日
有効回収数 280件
回答者属性 所属部署:情報システム部門:50%、左記以外の部門:50%
従業員数:1000人以上:50%、999人以下:50%
調査企画・実施 日経BPコンサルティング

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