情報共有、業務効率を促進した「HyperTOWN」

～手間を省き、セキュリティ向上～

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弘道館・偕楽園をはじめとする水戸藩の歴史遺産が有名な水戸市の水戸市役所様では、5年間利用してきたグループウェアシステムを2007年に富士通HyperTOWN（ハイパータウン）に切り替えられました。

新システムの導入は、本庁と出先機関での情報共有促進や業務効率化など、今までにはない効果や可能性をもたらしています。
導入して半年、お客様に利活用のポイントや今後の拡張についてお聞きしました。

導入の背景

旧システムの課題を解決し、本格的な利活用に向けた重要な第二フェーズへ

2002年に初めてグループウェアを導入し、基本的な機能（メール・掲示板・会議室予約）を中心に利用してきた水戸市様。しかし、データ容量の制限などから来るいくつかの課題があり、グループウェア機能の十分な利活用ができていなかったそうです。
従来の課題を解決し、職員の生産性向上と本格的な利活用に向け、重要な第二フェーズの位置付けとして、水戸市役所様は新システムの検討を開始されました。

導入の効果

公用車予約の申請書など、要望へのきめ細かい対応

公用車の予約申請はこれまで、1.旧システムでの予約申請、2.ファイルサーバから申請書のダウンロード・記載、3.公用車予約専用プリンタへの出力という手順で行われていました。
公用車予約専用プリンタから出力するために、専用プリンタドライバのインストールが必要で、機器変更の度に再インストールを実施していました。

「公用車予約の申請書出力では、毎回プリンタの切り替えが必要で、操作ミスにより重要書類が他組織に出力されるなど、改善が必要でした。」
とは、情報政策課 課長補佐 町井氏。職員の手間と情報セキュリティに課題をお持ちでした。

HyperTOWN公用車予約オプションの導入により、システムで申請内容を入力しそのまま自動で公用車予約専用プリンタへ出力する運用になりました。

「水戸市のフォーマットに対応してもらい、また申請者が出力プリンタを意識しなくてもよくなったため、課題が一気に解決しました。」（町井氏）
と評価していただきました。

報道関係者へ渡すための市の行事予定作成を担当される方には、HyperTOWNのイベント機能をお使いになり、
「毎月各部署にスケジュールを確認し予定表を作成していましたが、自動的に出力されるようになりました。」
と喜んでいただきました。
これまでは、組織宛メールを複数職員で同時に参照することはできなかったそうですが、今回同時アクセスが可能になるなど利便性の向上も図れています。

今回の導入のポイントは、操作性が向上し、職員の利活用レベルが向上すること。
利活用レベルが向上した例としては、掲示板の活用が上げられます。
「最新情報がリアルタイムで見れるので、出先機関からも本庁と同じ情報レベルになったと好評です。」
と、情報政策課 情報政策係長 菊池氏。
「議会の質問内容を掲示板に載せる事により即時性も上がりました。
ライブラリも積極的に活用され、明らかに利活用レベルは向上しています。」

移行について

事前準備や研修などの効果もあり、大きなトラブルもなく移行

「一番心配したのは、メールデータの移行でした。」
データ容量に制限があったため、メールデータは多くはなかったものの、メールの移行が一番心配だったと町井氏は振り返ります。
「個人でのデータ保存依頼を基本に情報政策課でも数ヶ月間は古いデータの参照をできるように対応するなど、事前の準備をしました。そのおかげで数件の問い合わせがあっただけで、トラブルもなくメール移行を完了することができました。」

メール以外の機能の必要情報の移行は、新規入力での対応。
「稼動後は新旧システムの違いから多少の問い合わせがありましたが、順調な移行であったと思います。」（菊池氏）

保守について

現地対応、Q/A、要望の対応について、レスポンスも良く満足

水戸市役所様の保守は、開発元（富士通東北システムズ）と現地SE（富士通エフサス）が連携して行っています。
「要望、お願い、質問など丁寧に対応して頂いて感謝しています。問い合わせに対するレスポンスが良く、管理者として大変満足しています。」（菊池氏）

今後の展望

他システムと連携し、「使い易くなって」拡大

「利用する立場に立ったシステムで大変使い易い」と町井氏は今回の導入を評価しつつ、「更にHyperTOWNの各機能を使いこなし、作業効率化を進めたい」と、更なる利活用の向上による業務効率アップを目指しています。

• アンケート機能を利用し、作業時間削減推進
• フォーラム機能利用による、会議効率化
• 個人が自由に持てる複数のメールアドレスや、住民との交流に期間限定のメールアドレスを設定するなど、メールの活用の幅を拡大

「今後は、グループウェアが本来のポータルとして他のシステムと連携し、より『使い易くなって』拡大していくと考えています。グループウェアが核となり職員に新しい価値を提供していけるよう、活用していきたいと思います。」（町井氏）
その思いを実現すべく、今後も富士通東北システムズと富士通エフサスでサポートしてまいります。

本事例に関するお問い合わせ

関連情報

• HyperTOWNホームページ
  http://jp.fujitsu.com/tohoku/services/products/hypertown/

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