製品概要
| 官公庁様や公益法人様などで、総合文書管理を実現するために必要な機能 「文書管理」、「稟議決裁」、「組織編成」 |
|---|
総合文書管理を簡単に行えます。
「総合文書管理 for Web」の特徴
「総合的な文書管理システムの整備について」を参考にして作成されています。
- 「総合的な文書管理システムの整備について」
（平成12年3月29日各省庁事務連絡会議、行政情報システム各省庁連絡会議幹事会） - 「行政文書の管理方策に関するガイドラインについて」
（平成12年2月25日各省庁事務連絡会議申合せ。）
「文書管理」、「稟議決裁」、「組織編成」機能。
「総合文書管理 for Web」は、「文書管理」、「稟議決裁」、「組織編成」の3つのパッケージで構成されており、文書管理機能だけでなく、稟議決裁機能（起案、決裁、決裁ルート作成など）や組織編成機能など必要に応じたパッケージの導入が可能です。
簡単検索・簡単管理
大中小分類をツリー表示、行政文書ファイルも選択ボタンで選択することができ、検索条件を簡単に入力する事ができます。
行政文書登録時には、保存期間から保存期間満了時期を計算させたり、閲覧目録への登録も行えます。また、移管、廃棄、統合、異動、分割なども簡単に行えます。
導入後、即座に運用することが可能です。
大中小分類以外に標準行政文書ファイルや行政文書ファイルなど行政文書分類基準に対応しています。
必須入力項目や機種依存文字等のチェックも行いますので、間違いなく早く登録することができます。また、ユーザ毎にアクセス権 （登録、変更、修正など）の設定や、組織（省、部、課、局、室、係・・等）の追加、統合、分割、廃止等が簡単に行えます。
関連する行政文書ファイルの「作成取得時期」、「保存期間」、「保存期間満了時期」などが、自動的に変更され、矛盾の発生を防止し整合性のとれた文書管理が可能になります。
充実した関連システム
簡単に行政文書を公開するための「行政文書管理 for Web」や掲示板・納期・スケジュール管理等を行う「グループ管理 for Web」等との連携も可能です。
各種システム（電子申請システム、原本保存システム、省庁間電子文書交換システム）との連携が可能になります。
「総合文書管理 for Web」の主な機能
| 文書管理機能 | |
|---|---|
階層構造 |
大中小分類以外に標準行政文書ファイル、行政文書ファイル、行政文書と細かな管理ができます。 |
| アクセス権 | 各ファイルに対してユーザ単位にアクセス権を設定できます。 |
| 保存期間 | 保存期間の設定、保存期間満了時期の設定、保存期間延長などの設定が行えます。 |
| 書誌的情報の変更 | 書誌的情報の変更が行えます。 |
| 登録、移管、統合など | 行政文書ファイルや行政文書などの登録、移管、廃棄、統合、移動、分割が簡単に行えます。 |
| チェック機能 | 機種依存文字、半角カタカナ、日付け、必須項目のチェックが行えます。 |
| 行政文書連携機能 | 行政文書を変更すると関連する行政文書ファイルの「作成取得時期」、「保存期間」、「保存期間満了時期」などが、自動的に変更されます。 |
| 閲覧目録 | 行政文書の閲覧目録を作成することができます。 |
| 稟議決裁機能 | |
|---|---|
| 起案 |
決裁、供覧、施行、合議などが行えます。 |
| 決裁処理 | 承認、保留、決裁飛ばし、代理決裁、中止、廃案などが行えます。 |
| コメント入力 | コメントを入力することができます。 |
| 参照、雛形登録 | 参照機能以外に雛形として登録することができます。 |
| 一覧表示 | 検索結果を一覧表示し詳細情報の表示もできます。 |
| 閲覧、後閲 | 閲覧や後閲の機能があります。 |
| 決裁ルート作成 | 決裁ルートを個別指定や一括指定・目的別指定など、よく使うパターンを事前登録することが可能です。 |
| 組織編成機能 | |
|---|---|
| 作成 |
職員（姓名、メールアドレス、電話番号、所属、役職など）情報の作成、変更、修正、削除が行えます。 |
| 権限 | 職員情報、組織情報、官職・役職情報の登録・修正・変更に必要な権限の設定が行えます。 |
| 組織編成 | 組織の追加、統合、分割、廃止、移動などが行えます。 |
| 履歴管理 | 統合、分割、廃止、移動などの履歴管理ができます。 |
| 異動後処理 | 人事異動があった場合など、異動前の情報で承認処理が行えます。 |
「行政文書管理 for Web」との機能比較
 |
 |
|
| 書誌情報管理 | 可能 | 同左 |
|---|---|---|
| 検索 | キーワード、全文検索可能 | 同左 |
| 一括登録 | 可能 | 同左 |
| エラーチェック | 機種依存文字、半角カタカナ、日付、必須 | 同左 |
| 原本管理場所の管理 | 可能 | 同左 |
| 開示請求 | 可能 | 不可 |
| 情報公開 | 可能 | 不可（テ゛ータ作成は可能） |
| 管理レベル | 大中小 | 大中小、標準行政文書ファイル、行政文書ファイル、行政文書 |
| 統合、廃棄、分割、移管など | 不可 | 行政文書レベルで可能 |
| 保存期間延長 | 不可 | 可能 |
| アクセス権 | 単純 | きめ細やか |
| 履歴管理 | 不可 | 行政文書ファイルレベルで可能 |
| 背表紙印刷 | 可能 | 同左 |
| 稟議決裁、組織編成 | なし | あり |
(注) 「総合文書管理 for Web」正式版リリース時には、機能について一部変更される場合があります。