事例1-オフィス

会社の出勤簿などの人事、総務、勤労に関わる事務処理に「GLOVIA/MyOffice(グロービア/マイオフィス)」を導入した事例です。

導入前

毎日タイムカードに出勤時間・退勤時間を打刻し、残業時間、出張旅費、休暇日数などを手計算し、
月末には打刻漏れがないかチェックして、その月の就業時間の合計表を作成しました。

勤労課では
各部署から集まってきたタイムカードと合計表を再度チェックし、専用端末で就業時間や残業手当、出張旅費の精算などを入力し、フロッピィにデータを入れてシステムセンターへ提出していました。タイムカードや申請書類は、指定された期間は保管しなければならないため、広い保管スペースが必要でした。

毎日社員証(IDカード)を出退勤用カードリーダーで読み込みます。各自で出張や休暇などをパソコンのWebページから申請し、管理職（課長や部長）へ電子的に送られます。出勤簿にエラーがあった場合、各自へお知らせメールが届くので、修正申請をします。

勤労課では
エラーが表示されている部分についてのみチェックします。紙での保管が必要な書類以外は、電子的にサーバに保管されるので、大きな保管スペースは必要なくなります。

項目	導入前	導入後	改善点
出退勤管理	タイムカード	社員証（IDカード）	毎日チェックし、残業時間など手計算で集計する作業が不要になった。
出張申請	専用用紙	Web申請	専用用紙が不要、決裁も電子ルートで物理的な移動時間が削減され、遠方にいても決裁が可能になった。
休暇申請
転勤手続き
年末調整			紙の用紙の配布、回収、入力ミスの修正などが不要になった。

作業時間の短縮、保管スペースの削減、専用用紙の廃止により、CO2排出量を年間で、28.6%削減することができました。（従業員1000人規模の会社の場合）