保険会社／保険代理店 - ネットビジネス

電子ドキュメントソリューション

電子ドキュメントソリューションは、これまで手掛けてきた大手保険会社のドキュメント電子化システムの構築ノウハウをベースに、ペーパーレス化によるコスト削減や、文書改定作業の効率化による運用コスト削減を実現するためのソリューションをご提供致します。

従来のドキュメント作成業務の課題

印刷物の配布による従来の業務には次のような課題がありました。

配布・公開までに時間がかかる

ドキュメントは製本したものを公開するため、校正や印刷が必要になります。また校正作業中にドキュメントの修正が必要となることがあります。このような場合、印刷業者等とのやりとりが煩雑になり、公開までの時間がかかります。

運用・物流コストがかかる

製本されたドキュメントの発送を運送業者に委託した場合、発送する地域や発送量が多いほど費用がかさみます。また、オンデマンド印刷でない場合は、印刷物の在庫管理や在庫スペースの管理が必要になります。

改定作業が追いつかなくなる

企業で作成されるマニュアルや規定類のドキュメントは、商品内容の変更や年度毎の組織変更、事務処理変更に伴ってドキュメントの改定作業が頻繁になる傾向があります。これらの改定作業がドキュメント利用者に周知したい日に追いつかなくなるケースが発生します。

XML関連技術を中心とした応用技術を駆使することにより、以下のようなシステムを構築することができます。

運用コストが安価で済むシステム

ドキュメント作成者自身の操作でWord文書からXML、さらにHTMLまで変換する機能を実装することにより実現します。また公開まで印刷業者等のやりとりが不要な文書管理ワークフローを実現することで、紙ドキュメント固有（版下作成・製本・発送）のコストを削減します。

これまでのドキュメント資産（Word文書またはテキスト文書）を活かせる親和性の高いシステム

既存のWord文書やテキスト文書をWordベースの文書作成ツールで取込むことにより、初期の電子化移行作業の負荷を大幅に低減することができます。

ドキュメントの改定に迅速に対応できるシステム

XML形式に文書構造を標準化し、タグ単位に扱えるXMLの特長を活かした、章や節単位のドキュメント修正機能や新旧比較表示機能を実装することにより実現します。

これまで培ってきたドキュメント電子化ノウハウをベースにシステムを構築することで、以下の効果が期待できます。

コスト削減

XML関連技術による作業の自動化、インターネットの活用によって印刷物削減、物流コストの削減が図れます。

ドキュメント作業のスピードアップ

マスタ原稿のXML化、XML関連技術による作業の自動化、物流の排除によってドキュメント公開までの期間を劇的にスピードアップできます。

サービスの向上

ドキュメントの改定した箇所を新旧比較表示する機能や、従来のワープロ文書単位の取扱いから文書構造単位に細分化した文書修正機能などにより、ドキュメント閲覧者、作成者の利便性が向上します。

ドキュメント標準化の促進

ドキュメントの各タイトル（見出し）に振る項番や文字の大きさ、インデントなどをシステムで統一することができ、社内のドキュメント標準化が強化され、閲覧者にとってもドキュメントが見やすくなります。

ご提供機能	機能概要
自動HTML生成機能	Word文書から短時間で自動的に、Webブラウザから閲覧可能なHTMLを生成します。
自動公開機能	公開したい日に合わせて自動的にドキュメントを公開します。
ドキュメント検索機能	ドキュメントのタイトル、カテゴリ（分類）、任意のキーワード、などの指定による直感的で高速なドキュメントの検索が行えます。
新旧比較表示機能	最新版とその改定前の旧版との変更箇所を分りやすく比較表示します。