情報漏えいの要因となる“放置印刷物”をいかに減らすかが課題

事務用品メーカー、コクヨ株式会社の子会社として2000年10月に設立されたカウネット様は、オフィス用品の通信販売を中心としたビジネス展開により、オフィスから個人まで幅広いニーズに応えています。
通信販売という業務の性質上、顧客である企業や個人情報の取り扱いについては、徹底した管理を実施。個人情報の保護に関する法律施行直後の2005年5月には、いち早くプライバシーマークの認証を取得し、それに準じたマネジメントシステムを運用してきたこともその一例です。

「このような施策を継続的に行ってきたものの、情報漏えいに関する課題が完全になくなったわけではありません。」（中野氏）

社内で頭を悩ませていたのは、ビジネスの拡大に伴って増加する“放置印刷物”でした。同社では、社員が各パソコンから必要な文書の印刷指示を行い、プリントサーバに接続された複合機3台、プリンタ5台を使って印刷するという運用がとられています。この際、出力された書類がプリンタに放置されたままになっていたり、他の人が出力したものを誤って持って行ってしまう“印刷物の取り間違い”などが発生していました。書類の中には機密性の高い情報もあるため、こうした状況の解消が重要な課題となっていたのです。

既存プリンタを活かしながら、社内セキュリティ強化を実現

そうした中、セキュリティ強化のためにカウネット様が注目したのは、ICカードを利用した認証印刷でした。

「認証印刷は、パソコン上で印刷指示を行った本人がプリンタまで出向き、ICカードによる認証を行ってはじめて印刷物が出力されます。つまり、必ず目の前で印刷が行われるので、印刷物の放置はもちろん、取り間違いの問題も解消できると考えたのです」（中野氏）。

各社の認証印刷製品を比較検討し、最終的に「EcoGate Print」に決定した最大の理由は、既存のプリンタ環境をそのまま活用できることだったといいます。

「当社のプリンタ環境は、複数メーカーの機器が混在しています。通常、認証印刷を導入するとなると、プリンタのメーカーを統一する必要がある上、プリンタ自体の入れ替えで膨大な費用がかかるといった問題がありました。その点『EcoGate Print』はマルチベンダー環境を前提にしているので、既存のプリンタ環境をそのまま利用でき、費用を圧倒的に抑えられることがわかりました。また、認証には、入退館に使用しているFelicaベースのICカードを利用できる点も魅力でした」（横田氏）。

さらに、社員の入社や退職に伴うICカードの発行・破棄に連動して、システムへのユーザー登録や削除が容易に行えるといった運用上のメリットも高く評価いただきました。

放置印刷物や取り間違いがゼロになっただけでなく、利便性・運用性も向上

カウネット様が「EcoGate Print」の採用を正式に決定したのが2009年12月。1ヶ月間の試用を経て、2010年2月から本格運用が始まりました。現在では、計8台の複合機、プリンタにICカードによる認証が適用され、約150名の社員が利用しています。
「導入の結果、これまで後を絶たなかった放置印刷物や取り間違いの発生は、ほぼ皆無になりました。また、社員の放置印刷物のリスクに対する意識が高まったことも大きな成果です」（中野氏）。

「EcoGate Print」は、セキュリティの強化に役立っているだけでなく、利用者の利便性向上にも貢献しています。具体的には“どこでも印刷” 機能により、プリンタの状況に応じて、8台あるプリンタから自在に出力先を選択できるようになりました。急ぎの資料を出力したい場合は、空いているプリンタを選び、IC認証すればすぐに出力可能です。出力の順番待ちが解消され、作業効率が格段にアップしました。

また、システムの運用負荷も低減されています。これまでプリンタサーバ上の印刷ジョブにエラーが発生すると、それ以降のジョブがすべて“待ち状態”となるため、情報システム部員がわざわざサーバルームまで出向き、問題のジョブを削除する必要がありました。

「現在では、個々のユーザーがそれぞれのPCからエラージョブを削除できるようになり、一つのエラーが元で印刷がストップすることもありません」（横田氏）。

コスト削減や環境対策に向けた取り組みなど、さらなる業務改革を推進

カウネット様では「EcoGate Print」の導入によって、セキュリティ面だけでなく、
コスト削減や環境対策など、新たな業務改革を推進していく基盤が整備されたといいます。

「『EcoGate Print』は、部門や個人といった単位で印刷枚数やモノクロ・カラー、両面・片面といった印刷傾向などを詳細に“見える化”できるレポート機能を備えているため、現在の印刷状況がすべて把握できます。今後はこれを活かした取り組みを検討していきたいと思っています。」（中野氏）

「考えるエコから、行動するエコへ 」をスローガンに、リサイクルやエコ商品の販売など、環境への取り組みにも力を入れておられるカウネット様。「EcoGate Print」は、カウネット様のエコ活動を強力にサポートしています。

---

事例詳細ページ（PDF版）をダウンロードできます

PDF 株式会社カウネット様導入事例 [サイズ 1.68MB]

---