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ユニファイドコミュニケーションの効果的な利用

ユニファイドコミュニケーションの効果的な利用

ユニファイドコミュニケーションはいま、さまざまなビジネスシーンで活用が広がっています。コミュニケーションツールや業務アプリケーションとの連携が実現する効果的な利用例をいくつかご紹介しましょう。

プレゼンス管理で相手の状況に応じた臨機応変な対応

「緊急な要件で取次対応しても相手が打ち合わせ中で捕まえられず、自分の仕事も散漫になり困る」「何度電話しても、相手が話し中で困る」「商談中に予定にない質問をお客様からいただいたが、事務所に戻らないと回答できない」

こんなケースで威力を発揮するのが、相手の状況に応じて柔軟なコミュニケーションを実現するプレゼンス管理です。

例えば、相手に電話をかける前に、相手の在席や状態をプレゼンスでリアルタイムに確認。電話中であればインスタントメッセージ（IM）を使って、会話したい旨のメッセージを送ります。第三者と話をしている相手はメッセージに気づき、あとどれくらいで終わるか、またはインスタントメッセージで話が続けられるかなどを伝えます。こうした臨機応変な対応により、何度も電話を掛け直す手間や無駄な時間待ちなどをなくすことができます。また、商談中でも、事務所の担当者のプレゼンスを確認し、インスタントメッセージで回答を貰ったり、必要な情報を即座にメールで送ってもらうことが可能になります。

プレゼンスを使った在席情報のチェックから、内容、緊急度により、音声通話、インスタントメッセージ、ビデオ会議、ウェブ会議など、多様な手段をシームレスに活用し、最適なコミュニケーションを実現します。

ウェブ会議により作業の効率化とコスト削減

「会議のためにわざわざ遠地に出張している」「移動時間・交通費などの会議にかかるムダなコストを減らしたい」「同じ資料を見ているのに電話だけでは相手と情報を上手く共有できずに困る」「会議室の予約が先まで埋まっていてとれないため、すぐに会議をおこなえずにお客様対応スピードが遅くなっている」

経営者や社員の間からこんな声が聞こえます。ビジネスの現場では、チーム間、部門間、営業所間など、さまざまな関係者の間で会議を持つ機会が増えており、上記のような多くの課題を抱えているのが現状です。そこで効果を発揮するのがウェブ会議ソリューションです。

ウェブ会議は、煩雑な準備もいらず、すぐに会議が始められます。「Cisco Unified MeetingPlace Express」などウェブ会議システムを使えば、電話会議をしながら、お互いのパソコンで、ワードの文章、エクセルの表、PDF、CADによる設計図面、デジカメで取った写真などの資料共有が可能で、細かな情報も資料を提示しながら伝えることができます。

会議のために全員が一カ所に集まる必要がなく、作業の効率化や出張費の削減などに効果を発揮、距離を感じさせず緊密なコミュニケーションを実現します。

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グループウェアとの連携でリアルタイムに情報を共有

多くの企業ではグループウェアの導入が進んでいます。グループウェアは、Eメールや電子掲示板、スケジュール管理、会議室予約、ドキュメント共有などさまざまな機能を有しており、組織内の情報の交換や共有をはかり、業務の効率化に大きな効果を発揮します。

しかし、素早い意思決定をおこなうためには、必要とする相手が今どこにいるのかをリアルタイムに把握し、確実に連絡ができることが求められます。スケジュールの変更や、会議のメンバーを追加したいと思っても、当人がつかまらない、メールを送っても確認していないということでは、変更を確定することができません。

そこで、IP Phoneと富士通製品である「TeamWARE（チームウェア）」などのグループウェアを業務連携ソフトウェア「UnifiedLink（ユニファイドリンク）」でつなぐことで、「TeamWARE」の自分宛の「メール受信」「予約追加・変更」「仕事」などの情報をパソコンを立ち上げて確認する前にIP Phoneのディスプレイ上にポップアップで把握でき、即座に送信相手へワンタッチで電話発信し連絡を取ることが可能です。

業務アプリケーションと連携で対応力が向上

統合化されたコミュニケーション手段で、場所や時間にとらわれない効率的なコミュニケーションをはかることができるユニファイドコミュニケーションの利点は、業務アプリケーションとの連携にも威力を発揮します。

例えば、商談中に急なオーダーを受けたが、在庫の確認や出荷の日程は、事務所に戻らないと確かな回答ができないということがよくあります。こうした場合にも、コミュニケーションツールと業務アプリケーションを連携させ、モバイル端末を利用し、外出先から在庫状況の確認や、発注処理を実施することができます。また、発注業務に絡んで、社内での調整が必要な場合は、即座に担当者をつかまえ、情報の共有や意識合わせをはかることも可能になります。

生産現場への在庫確認、開発部門への仕様確認、配送部門への納期確認など、それぞれの業務プロセスとコミュニケーションが分断されていた従来の仕組みのなかに、シームレスなコミュニケーション手段を取り込むことで、業務遂行において各プロセスにまたがっていた多くの調整作業を軽減し、意思決定のスピードを速めるなど、業務プロセスの改善につなげていくことができるのです。