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注目のユニファイドコミュニケーションの可能性

注目のユニファイドコミュニケーションの可能性

多様化するコミュニケーション手段を統合し、効率的なコミュニケーションを実現するユニファイドコミュニケーションが注目を集めています。ユニファイドコミュニケーションがビジネスに何をもたらすのか、その可能性を探っていきます。

業務が複雑化・細分化されるなかで、高まるコミュニケーションの重要性

多様な情報があふれ、変化が激しいビジネス環境のなかで、企業にとっては迅速な経営判断や、現場でのフレキシブルな対応が求められるようになっています。そこで重要となるのが、企業間、企業とお客様あるいは、経営者と社員、社員相互をつなぐリアルタイムのコミュニケーションです。

さまざまな相手とタイムリーな意思疎通ができない。業務の多様化に既存のプロセスが追従できず、業務遂行が困難。社員間で効率的な情報の共有がはかれず、情報伝達に課題がある。企業では常に、こうした課題に直面しています。現在、ビジネスの現場では、コミュニケーションの手段として、電話、テレビ会議、ウェブ会議、Eメール、ボイスメール（注1）などさまざまなコミュニケーションツールが存在しています。しかし、効率的に業務遂行するためにさまざまなツールがあることが、かえって関係者とコミュニケーションを持とうとした時に、多くの手間や時間がかかってしまう場合があります。

なぜ今、ユニファイドコミュニケーションなのか

電話をかけたら話中であった。そのため、携帯電話に連絡したがつながらない。メールを入れても返事が来ないなど、現状ではさまざまなコミュニケーションツールが独立して使われているゆえに、適切な相手とコンタクトが取れるまで、ツールを変えながら何度も連絡をしなくてはなりません。

これでは、実質的な通信コストのムダを招くだけでなく、多くの時間をロスする結果にもつながり、重大な判断が求められている場合には、取引上の損失やプロジェクトの一時中断を招くといった恐れもあります。

そこで注目されているのが、ユニファイドコミュニケーションです。これは、音声、Eメール、グループウェア（注2）、ウェブ会議、インスタントメッセージ（IM）（注3）といった多様なコミュニケーションツールの長所を生かしつつ、それらを1つのシステムに統合し、統一された利用方法で効率的なコミュニケーションを実現するものです。ユニファイドコミュニケーションにより、いつでもどこでも好きなときに、伝えるべき情報を適切な人に届けられるので、人の力を最大限に引き出し、作業しやすい新たなワークスタイルを創造します。

ユニファイドコミュニケーションがビジネスの課題を解決

例えば、さまざまな相手とのタイムリーな意思疎通をはかりたい場合、ユニファイドコミュニケーションを使えば、離席中の人にはメールを送る、電話中の相手にはインスタントメッセージを使うなど、相手の状況によって最適な手段で連絡が取れるようになります。また、離れた相手と電話で話していても、口頭だけでは伝え切れない細かな内容やイメージは、ウェブ会議を使って資料を提示しながら説明するなど、統合化されたツールを活用することで、コミュニケーションによる情報のロスを防ぎ、的確な情報を場所や時間にとらわれず、迅速に共有することができるようになります。

ビジネス状況の変化に素早く適確に対応したいという業務遂行上の課題に対しては、ユニファイドコミュニケーションが業務プロセスを進めるうえで必要な承認処理やイレギュラー処理など人が介在する場面で、適切な相手に到達するまでの時間の無駄を省きます。また、業務パッケージを連携させることで、例えば外出先からの在庫確認やオーダーの処理依頼など、オフィス以外からも業務を継続することができます。また、オフィスや店舗では、IP Phoneを業務端末として活用することで省スペース化がはかれます。タッチパネルで簡単に操作でき、IP Phoneには情報が残らないのでセキュリティも安心です。これにより、意思決定の迅速化とお客様対応・事務処理などの業務効率化が可能となり、業務プロセスの改善を促すきっかけとなります。

効率的な情報伝達をはかりたいという課題に対しては、例えばグループウェアと連携し、グループウェアでのメール受信や予定変更をIP Phoneのディスプレイに表示するなど、情報伝達にかかる時間や工数を削減し、リアルタイムな情報共有と有効活用ができ、企業の生産性が向上します。

注記

（注1）ボイスメールとは：: 音声によるメッセージを一時的に保存し、任意の時間に電話で聞いたり、一斉に転送したりできるサービス。
（注2）グループウェアとは：: 組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのソフトウェア。Eメールや電子掲示板、スケジュール管理、会議室予約、ドキュメント共有など、さまざまな機能を有している。
（注3）インスタントメッセージ（IM）とは：: ネットワークにつながった相手に、メッセージを送ることができる機能。メッセージの送受信や、チャット、ファイル交換、音声通話などがおこなえる。