第3回「見せる資料か、読ませる資料か」

「ワンセンテンスは短く」

パワーポイントで売上拡大を目指す上で、重要なポイントなので、前回の「誰が読むのか、誰の心を動かしたいのか」と話との重複を恐れず書き進めていきます。

誰に・・・が、はっきり決まったら、次は、「見せる資料」か「読ませる資料」か、の判断をしなければなりません。
これから作成しようとしているのが、説明書やセミナー資料のようなものであれば、当然、「読ませる」ための努力が必要です。一方、対経営層に向けた提案書の類であれば、「見せる」、できることであれば、こちらの思い以上に、受け手が（勝手に）イメージを膨らませてくれるような見せ方が必要でしょう。「わが社でこれを導入したら、こんなフェーズでも使えそうだぞ・・・」というようなところです。

まず、前者の「読ませる」ためのポイント。当然ですが、読みやすいことが望ましい。読みやすいということは、理解がしやすい（理解が得やすい）ということにつながります。
例えば以下の例（電子帳簿保存時の文書の保存期間に関する留意事項を述べています。）

何ひとつ間違えたことが書かれているわけではないのですが、読みにくくないですか？
よく見れば分かると思うのですが、上の文章には、「。」（読点）が1回しか登場しないのです。
ほんの少し手を入れてみます。読ませるということに対して、筆者は下のような書き方が望ましいと思うのですが、いかが？

少し、句読点を増やして、ひと息に読める文字数を大幅に少なくしています。文と文の切れ目では、改行を入れてしまうのも、読みやすさに一役買います。
目的は、真意を伝えるということに他ならないのですが、違いが感じていただけますか？
上の例では、もう一ひねりして、文字を明朝体に変えています。
これは、まったくの個人的な見解なのですが、筆者は、「読ませたい」ところは「明朝」、「見せたいところ」は「ゴシック」、と使い分けています。
さらに、一つの文（「。」から「。」まで）は、できる限り短く、1行以内で納める。これを心がけることをお勧めします。

ちなみに、実際のプレゼン資料には、上の文章の横には、左の図が描かれています。