《連載第3弾 あまり見かけないけど、こんな機能があったんだ》
第8回 同じデータがダブってしまった

「同じデータがダブって入力されているようなのだが、見つけるのが大変・・・。」
リスト系の入力シートにはありがちなトラブル。
「しょうがない、何はともあれ、名前で並べ替えてみて、みんなで手分けして調べよう。」

さてさて、困ったものです。いくらキーボードになれて、1分間にxxx文字打てる人でも、リストの見直し作業は必ず必要です。間違いを起こさない人などありえません。

この見直し作業は、人海戦術に頼らざるをえないのも事実。名簿作成作業の内、入力作業と見直し作業の工数は、7:3か、もしくは、6:4ぐらいになるのではないでしょうか。

前回の入力規則の設定は、その手間をいくらかでも減らそうという機能でした。

今回も、ミスの削減がテーマですが、むしろミスの発見を助ける方法ともいえます。

どうやったら、早くダブったデータを発見できるか。今回は、これをテーマとします。

さて、方法はいろいろあるかと思いますが、今回は、“ COUNTIF関数”を使った方法をご照会したいと思います。

【図1】を見てください。[C列]（重複欄）、No.3、No.11伊藤さん。No.5、No.14木下さん。“FALSE”となっているのがおわかりいただけるかと思います。

ここには、以下の数式が入力されています。
[C9] ： = COUNTIF( $D$9 : $D$22 , D9 ) = 1
[C10] ： = COUNTIF( $D$9 : $D$22 , D10 ) = 1

COUNTIF関数は、条件にあった値が、いくつあるかを数えてくれる関数です。
書式は、 = COUNTIF（検索範囲, 検索値）

したがって、上の式のうち、 = COUNTIF( $D$9 : $D$22 , D9 ) は、
[$D$9：$D$22]（氏名欄）の中に、[D9]（池内 紀子）と同じ値が、いくつあるか？と聞いている関数です。

（[D10]以下、同じ考え方です。同じ数式がコピーされています。）

普通（名簿ですから、同姓同名もいるかも知れませんが、まずは氏名だけでチェックしています。）は、この結果は、“1”になるものと予想されます。
“ 2”以上の結果となった場合、この範囲内に、同じ氏名の人が入力されているということがわかりますよね。

そこで、後半の式です。

= COUNTIF( $D$9 : $D$22 , D9 ) = 1

ここに “ =” が、登場するのは見慣れない方も多いかも知れませんが、いわゆる「論理式」ということで、こんな数式も、アリなのです。

たとえば試しに、セル [A1]=10=9 のように入力してみてください。結果は、どうなりましたか？
「FALSE」（偽）と表示されたでしょう？ 同様に = 10 = 10 と入力してみてください。今度は、「TRUE」（真）と表示するはずです。

= （値1） = （値2） このような数式を論理式といい、EXCELは、それが正しいか、間違っているかを答えてくれます。
= （値1） > （値2） 、 = （値1） >= （値2）
= （値1） < （値2） 、 = （値1） <= （値2）

などなど、よく検索条件などに使うものが、数式として取り扱えるのです。

さて、そこでもとの数式 = COUNTIF( $D$9 : $D$22 , D9 ) =1 ですが、
もうわかりますよね？ これは、「 COUNTIFの結果が、1ですか？（2つ以上ないですよね）」という意味の数式なのです。
その結果が、【図1】の「伊藤さん」と「木下さん」なのです。この2人は、COUNTIFの結果が、“2”なのです。

だから、“ = 1 ” ではない → FALSE（偽） だ。

ということなのです。

COUNTIF関数を、重複チェックに使う。ご理解いただけましたか？

現実の場面では、
一旦、リストが出来上がり、チェックの段階で、リストに重複チェックのための列を一列加えて、先頭のセルに前述の数式を入力し、一気にリストの末尾まで、コピーをしてしまう、という使い方でしょう。

データが多くなると少し時間がかかるかもしれませんが、目で探すことに比べたら、はるかに効率化されることでしょう。「TRUE、FALSE」が、決まったら、重複チェック列をキーにして並べ替えてみるのが手っ取り早い方法。昇順ならば、「FALSE」が、先に並びます。

今回の例【図 1】では、セルの[条件付書式]で、「FALSE」の行のパターンを、グレーにしてみました。
（条件付書式をご存知ない方は、ぜひ勉強してみてください。リストでは、便利ですよ）

次回は、この COUNTIFを少し難しく使って、入力中に判定できるように工夫をこらしてみたいと思います。併せて、氏名と生年月日のように、同姓同名の人はチェックに引っ掛けないなども考えてみたいと思います。

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