《連載第3弾 あまり見かけないけど、こんな機能があったんだ》
第7回 間違った内容を入力させないために「入力規則」を使ってみよう

今回は、リスト入力を行うときに、「ここは、この内容以外の変な値が入力できないようにしたい！・・・」を、実践してみたいと思います。

基本的に、キーボードをたたけば、EXCELのセルには、どんな値も入ってしまいます。

数式が入っているセルに、別の値を上書きして、本来の表の機能を壊してしまうことなども、朝飯前？？（これの回避は、次回以降で扱います）

今回は、【図1】の、性別、血液型のように、必ず決められた値から入力しなければいけないような項目に対し、他の値が入らないような制約をセルにつけておく機能？[入力規則]について概説します。

この機能を使うと、指定されたセルにカーソルが来たとき、下図○のように、選択肢が現れ、いずれかを選択する以外に、入力ができなくすることができます。

操作を確認してみましょう。

はじめに、セル[H3][H4]に、それぞれ、「男」「女」と入力しておきます。
そして、セル[H9]をクリックして、[データ]-[入力規則]を選択します。
【図2】のデータの入力規則ダイアログが、開きます。

ここで、選択したセル [H9]に対しての、入力規則の設定ができます。

今回は、「男・女」のいずれかを選択することにしますから、[入力の種類]プルダウンから、「リスト」を選択します。

次に、
[元の値] =$H$3:$H$4
を入力し、 [OK]をクリックします。

以上で、入力規則の設定は、完了です。

たったこれだけで、「男」「女」以外の入力を排除することができるのです。特に、複数の人が名簿を入力するときなどに、人によって思い思いな入力行ってしまうことは、ままありがちですが、できる限り共通のルールで入力させるために、ぜひ活用して欲しい機能です。

この画面（【図 2】で

[入力時メッセージ]タブ・・カーソルが当該セルに来たときに、コメントのようにメッセージを表示する。

[エラーメッセージ]タブ・・・規則に反した入力がされたときの処理およびメッセージの指定。

[日本語入力]タブ・・・・・日本語入力モードを指定する。（「ここは、半角だけを入力可とする。」などのとき、指定しておくとさらに便利かも。）

[空白を無視する]チェックボックス・・・特にリスト選択などのとき、絶対に何かを入力しておいて欲しい、ブランクで、空けておくことも許したくない。そんなときは、このチェックをはずしておきましょう。
後で、調べてから入力しようというようなことも考えられるな。というときは、チェックをつけておきましょう。

[ドロップダウンリスト]チェックボックス・・チェックをしておくと、そのセルにカーソルが来たとき、[↓]が表示されます。（入力値を「リスト」とした場合のみ現れます） 今回は、これにチェックをつけて試してみましょう。

などは、いろいろと試してみてください。より、ミスの少ない入力規則の設定が可能となるだろうと思います。

それでは、 [M列]の血液型についても、同様の入力規則を設定してみてください。
ちなみに、 [元の値]は、セル範囲の指定だけでなく、「A,B,O,AB」のように、カンマで区切って直接値を指定することもできます。

いかがですか？そのセルにカーソルが来たときに、ドロップダウンリストが表示されましたか？

最後に、入力値の種類について。

入力値の種類には、【図 3】のような選択肢があります。
私は、この中では、「リスト」「整数」「文字列」あたりを比較的良く使います。「ユーザー設定」では、 [元の値]欄には、論理式を入れることになります。
聞きなれない方は、 true、falseの勉強してから使ってみてください。（今回の講座ではほとんど触れません）

「リスト」については、既に触れたので、一部・・・

「整数」・・・・・入力して良い [最大値][最小値]の指定ができます。「一桁大きな数字が入ってしまった」などの間違いが減らせます。

「文字列」・・・入力して良い [文字数（桁数）]の指定ができます。「ここは、コード番号の入力欄だから、文字数は4桁、長すぎても、短すぎてもダメ」などのときは、大変便利。

「ここは、入力に制限をつけておいたほうが、入力するときの間違いを減らせるな。」と思ったところでは、とにかくいろいろと試してみてください。

きっと、ミスが減らせる！といことは、「リストを作る＋リストを見直す」という総作業時間の短縮に必ず役立つ機能だろうと思います。

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