《連載第1弾》
並べ替えたら、小計を見たくなるのは人情です

【図1】は、第3回で作成したシート（見込み客進捗管理表/部門別・担当者別・見込ランク順リスト）です。
こうなると、「営業一課は、どの位の売上見込を持っているのか」というようなことが一目で見たくなるのは、人情といったところでしょう。
まず、状況を正しく把握したい。こんなとき、EXCELの非定型業務処理は、威力を発揮します。

【図1】を【図2】にするだけで、「営業1課は、頑張っているようだ」ということが見えてきます。

EXCELは、資料を美しく見やすくする機能を豊富に備えていますが、なんと言っても醍醐味は、非定型的に情報を加工することにあります。 その第一歩が、この並べ替え機能です。 【図1】を【図2】にするだけで、すでに成約済みが、2件、見込Aが、5件・・・というように、大げさにいえば、分析の第一歩ともいえる資料に 早変わりさせることができます。表計算ソフトの機能としては、最も標準的で、しかも簡単な操作で、ここまではもってこれます。

まずは、
集計したい範囲（この例では、A2:J15 ）マウスドラッグで選択して、[データメニュー]-[集計]を選びます。【図3】
（このとき、必ず見出し行も範囲に含めてください。）
【図4 】集計の設定画面が現れます。

この例では、
（1）まず、グループの基準プルダウンで、「担当部門」を選択します。
（2）集計の基準を「合計」、集計するフィールドを「見込金額」として、（3）[OK］ボタンをクリックするだけで完了です。
いかがですか、【図2】の状態になりましたか？

細かな説明をするよりも、設定内容と図2の結果を見比べていただければ、この機能、設定の方法等は、おわかりいただけるものと思います。

もちろん、この機能を使わなくても、必要なところで、 ［行挿入］して、=SUM（・・・）を書き込んでいけば、同じ結果が得られます。
定型的に、何度も小計欄のついた資料を見たいというような場合は、数式を書き込んで、きっちりしたシートにしておくことをお勧めします。

しかし、受け取った情報（「見込み客進捗管理表」）を 並べ替えて、集計してみて、その後の 「より多くの考える時間が欲しい」が、重要であるとお考えの方々には、是非使って欲しい機能です。

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