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着実かつ効率的に内部統制整備を進めていただくために
内部統制構築を支援する富士通のITソリューション

「内部統制ライフサイクルマネージメントソリューション for SOX」

「内部統制ライフサイクルマネージメントソリューション for SOX」では、内部統制強化プロジェクトを一貫して支援するツール群をご用意しています。
プロジェクト管理を支援する「PM for SOX」、文書作成を支援する「Valuevision Modeling Tool（以下、VMT）」、文書管理と評価フェーズを支援する「PRODocumal」、これらを組み合わせ、内部統制プロジェクトを円滑に、かつ効率的に推進するお手伝いをいたします。
そのなかでも今回は特に、6月にバージョンアップされる「PRODocumal 内部統制オプション」の有効性評価支援機能についてご紹介いたします。

「PRODocumal」の基本機能と有効性評価支援機能開発の背景

「PRODocumal」はISO対応等、ドキュメント管理分野で多数の実績を誇る文書管理システムです。富士通の提案書一元管理・社内Web公開等のナレッジマネジメント分野でも、長年利用している製品です。カスタマイズレスを実現し、短期でのシステム稼働が可能なことや、扱いやすいユーザーインターフェースには定評があります。これらの実績をもとに、「内部統制ライフサイクルマネージメントソリューション for SOX」を構成する主要製品として、内部統制強化プロジェクトで発生する多数の文書（いわゆる3点セットや監査証跡、各種規定類等）の承認管理、版数管理を担ってきました。
各企業での内部統制強化プロジェクトが、文書化フェーズから有効性評価フェーズへと移行するにつれて、「PRODocumal」内で管理している3点セットの有効利用のニーズが高くなっています。
有効性評価フェーズ以降は、監査部門ほか、さらに多くの組織を横断して実施する大掛かりな作業となります。多数の部門が登録・保存した文書の一元管理は「PRODocumal」の得意とするところです。大人数で、同じ文書を見ながら共同作業を実施する場合でも、Webベースで簡単に、かつ確実に最新の文書を参照・更新することができます。また文書管理だけでなく、Webベースでテスト結果や不備の是正の記録を残していくことも可能です。このようにテスト結果のみを保存するだけでなく、テストでサンプリングした帳票等のデータも「PRODocumal」で一元管理することができるため、有効性評価フェーズの作業を効率的に進めることができます。

「PRODocumal」の有効性評価支援機能の特長

今回、追加される機能の特長は、次の4点です。

（1）承認されたRCMの自動取り込み機能
有効性評価フェーズにおける評価計画はRCMに記載されているプロセス単位に立案します。「PRODocumal」では、版数管理され、ワークフローで承認されたRCMを対象に自動でデータを取り込むことができるため、RCMと整合性が取れた計画立案が可能となります。

（2）評価実施指示のワークフロー機能
（1）で立案した計画により、ワークフローの機能で作業指示や進捗管理ができます。さらにPushメールを該当者に送付することで、各部署に確実に作業指示を出すことが可能になります。また評価のルートは、部署単位、プロセス単位で設定できる等、お客様の運用にあわせた設定が可能です。

（3）評価実施時の証憑管理
評価実施時に集めた証憑サンプル等のデータ（書類データ、システムデータ、イメージファイル）を、評価結果と連携し保存することが可能です。これにより監査時に、監査人に証憑の提示をスムーズに行うことができます。

（4）評価状況、是正状況のデータベース管理
評価状況、是正状況は、全てデータベース管理されます。これにより履歴管理や過去の文書が参照できるだけでなく、次年度のテスト計画と過去のテスト結果の紐付けを行うことで次年度のテスト工数の削減が図れる場合もあります。

（注）実施基準では、ITを利用して自動化された内部統制については、過年度の評価結果やその後の変更の状況等を考慮して運用状況の評価の実施方法（サンプル件数、サンプルの対象期間等）を決定できることが明記されています。

では、実際の作業手順をご説明いたします。

整備状況評価フェーズでの利用

内部統制プロジェクト内の「整備状況の評価フェーズ」での作業例を図2に示します。一般的にウォークスルーと呼ばれているフェーズです。ここでは主に、文書化で作成された文書の通りに実際の業務が遂行されているか、また、記載された帳票類は存在するか、帳票中のどの項目が実際に照合されているかといった項目を、お客様が作成したガイドラインに沿ってチェックし、文書の不備を修正していきます。これらの作業は、多くの場合、文書化対象部門の担当者、内部統制推進部門で行います。またこのとき、テスト項目を同時に検討することにより、次の運用状況の評価フェーズでの作業を効率的に行うことが可能になります。

[図2]整備状況評価フェーズの主な作業の例

運用状況評価フェーズでの利用

「運用状況の評価フェーズ」での作業例を図3に示します。一般的にテストと呼ばれているフェーズです。ここでは主に、業務プロセスに係る内部統制が有効的かつ効果的に行われているかを、実務で発生した帳票やデータ類をサンプリングしながら評価していきます。最終的な評価は、評価の対象となる業務及び部署とは独立したメンバー（内部監査人）が行うことが実施基準でも求められています（独立的評価）。

このように「PRODocumal」は、有効性評価フェーズのあらゆる場面で内部統制プロジェクトの推進を支援いたします。

[図3]運用状況評価フェーズの主な作業の例