「会議＝時間の無駄」のままでいいですか？

「会議」で時間を無駄に使うことは「しょうがない事だ」と諦めていませんか？
明治大学齋藤助教授が著した「会議革命」では、日本にはびこる不毛な会議を改革しようと呼びかけています。
たとえば、あなたの会社では以下のような会議を行っていませんか。

1. 人数が多すぎる
2. 役職順に座る習慣がある
3. 寝ていても、絵を描いていても大丈夫
4. レジメやホワイトボードなどが何もない
5. 一人の話が長くてうんざりする
6. 資料の説明ばかりが長すぎる
7. アイデアは出さないくせに、とにかく反対ばかりする
8. 意見を言うと「じゃぁ君がやって」と言われそうだから言わない
9. 「報告だけならメールで済むのに」と思う
10. 「初めから結論が決まってるのでは」と感じる
11. 「それじゃ今までの議論は何だったの」と感じる
12. 発言内容より、声の大きさで物事が決定する
13. 判断材料が揃っているのに、なぜか結論を先送りする
14. 結局のところ何も決まらない
15. そもそも何のために集まっているのか分からない

以上の15個の項目のうち、10個以上当てはまればもう末期症状です。その会社自体、長く続かないでしょう。

では、どのような事に気をつければいいのでしょうか。齋藤氏は以下のようなことを提唱しています。

とにかくアイデアを出す

他人を意見を否定するために論理を駆使し、議論した気になっていてもだめ。ネガティブな事を言う前にアイデアを出しましょう。また、人数が多すぎると黙っている時間が多くなります。小グループに分けてとにかくアイデアを出す事に専念すると、もちろん眠くなる暇もありません。
また、その時に必ず紙かホワイトボードを使用します。書き出すことで自分の意見と他人の意見を客観的に比較することができます。

スポーツ感覚で挑む

会議をスポーツにたとえて、全員が「勝つ意識」「ゴールを決める気持ち」がないと意味がありません。相手の批判だけ、冗談で場を和ませるだけ、の人も参加する資格がありません。また、身体が疲れている状態で続けてもよい結果は得られないということです。

座る位置に気をつける

全員の顔が見える位置に座り、目と目を合わせ、相手の名前を言いながらディスカッションします。
また、役職順に座る習慣になっていると、座る位置によって発言の重要度が決まってしまい、地位の低い意見の人の発言がどんなに素晴らしくても採用されにくくなります。
それでは「会議」と言えません。

「結果」を出す

「司会者」ではなく「会議リーダー」を設定しましょう。リーダーは制限時間と具体的な最終決定目標を設定し、結果を出す事に専念します。
会議のテーマの重要度を最初に区分けし、「最重要」から取り組むこと。ただし、区分け厳密にしないで気楽に行います。
そして、必ず何かを決定させて会議を終えるようにしましょう。結論を先送りにしてはいけません。

モードを切り替える

リラックスして脳みそを解きほぐしましょう。
会議の前に簡単な体操をしたり、会議中に席替えしたりなど、身体を動かして発想を切り替えます。また、いつもと机や椅子を変えてみたり、コーヒーや時にはアルコールなど、インスパイア・アイテムを上手に有効活用しましょう。

会議に参加している全員の意識が変わらないと不毛な会議はなくなりません。あなたの会社の会議も思いきって見直して見て下さい。優れた会議を行っている会社は、この時代も勝ち抜ける「強い会社」です。

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