ISO15489 (記録管理)

ISOの国際標準規格としては、ISO9000シリーズ(品質)やISO14000シリーズ(環境)がよく知られていると思います。今回紹介するISO15489は、2001年9月に制定された記録管理(Records Management)の国際標準です。

ここで言う「記録」とは、組織等の活動証跡や法的証拠の観点で維持・管理される「文書」を指します。言い換えると、コンプライアンスや実務上／自発的な規制・規約に則り、改ざんや棄損を排除して管理すべき「文書」が「記録」であると言えます。

ISO15489は、企業の説明責任の観点から、欧米では早くから注目されてきました。日本では、記録管理の概念もISO15489も一部の領域でしか知られていませんでしたが、今年にはJIS X 0902としてJIS化が予定されており、今後認識が高まるものと思われます。この背景には、昨今の企業内文書の改ざん等の不正事件や個人情報保護、企業の経営の健全性や社会的責任を問う動きがあると考えます。

記録管理とは、単なるファイリングではなく、記録文書の発生から廃棄までのライフサイクル全体を、規定されたポリシーに従って維持運営していくことです。企業活動においては多種大量の文書(紙、電子を問わず)が使用されますが、それらのうちの何割かは、ある時点より「記録」として管理されます。そして、文書の取扱を見直すことは、対象業務の最適化・効率化と密接に関係します。

富士通コンサルティング事業本部では「文書保存ポリシー策定コンサルティング」を提供しています。企業内文書情報の管理方法・管理システムの立案、管理規定の策定、e-文書法対応などをご支援しております。ぜひご相談ください。

《電子文書保存ソリューションコンサルティング》
http://jp.fujitsu.com/solutions/e-document/

2005年6月公開
〔富士通株式会社コンサルティング事業本部マネージングコンサルタント小林潔〕

ページの先頭へ

この記事は、お客様の変革と成長の実現をご支援する株式会社富士通総研が提供しています。